Mô hình vòng đời nhân viên này giúp bạn hình dung mối quan hệ nhân viên với người sử dụng lao động trong tổ chức của bạn. Điều đó giúp bạn đảm bảo bạn có mọi thứ bạn cần để giúp tất cả nhân viên thành công và giữ cho họ vui vẻ, gắn bó và làm việc hiệu quả. Vòng đời của nhân viên bao gồm toàn bộ mối quan hệ giữa một nhân viên và tổ chức mà họ làm việc. Nói cách khác, nó mô tả các giai đoạn khác nhau mà một nhân viên trải qua từ khi họ được tuyển dụng cho đến khi họ rời đi.
Ở hai phần trước chúng ta đã tìm hiểu về giai đoạn: Thu hút và Tuyển dụng; bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thêm về giai đoạn kế tiếp là Hội nhập vào môi trường làm việc (Onboarding) tại tổ chức.
Hãy cùng tham khảo tiếp nội dung giai đoạn này trong tổng thể quy trình nhé!
3. Hội nhập
Hội nhập là giúp nhân viên mới hiểu và bắt kịp tốc độ về cách thức hoạt động của công ty và vai trò của họ trong tổ chức. Giai đoạn hội nhập của vòng đời nhân viên là nơi đặt nền tảng cho mối quan hệ giữa người chủ và nhân viên.
Quy trình hội nhập của bạn phải được điều chỉnh theo nhu cầu của từng nhân viên để họ hiểu rõ những gì họ cần làm và cách để họ thành công. Quá trình hội nhập phải diễn ra liên tục, các nhân viên phải nhận được sự hỗ trợ và hướng dẫn khi họ bắt đầu công việc mới của mình. Tuy nhiên, cũng cần sắp xếp các thủ tục giấy tờ theo thứ tự và đảm bảo quy định nhân sự.
Bạn càng có thể làm nhiều việc để giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và hỗ trợ thì càng tốt. Điều này sẽ giúp họ hình thành mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp và có cảm giác thân thuộc trong công việc – điều sẽ giúp họ thành công. Dưới đây là một số lời khuyên của chuyên gia để giúp bạn có được sự chuẩn bị đúng đắn:
Chuẩn bị hội nhập
Khoảng thời gian giữa thời điểm một người ký hợp đồng lao động và ngày làm việc đầu tiên của họ được gọi là giai đoạn chuẩn bị hội nhập. Không có gì lạ khi khoảng thời gian này kéo dài vài tuần hoặc đôi khi thậm chí vài tháng.
Giữ liên lạc và tương tác với những nhân viên mới của bạn ngay từ khi họ ký hợp đồng. Cân nhắc đưa họ vào các nhóm và sự kiện nhóm (qua các ứng dụng), gửi cho họ thông tin có liên quan, đồng thời mời họ tham gia các sự kiện của ngành hoặc công ty.
Trao đổi với họ những điều họ cần biết, chẳng hạn như năng lực của họ phù hợp như thế nào với yêu cầu của vị trí và họ có thể tìm thấy các nguồn để tìm hiểu về văn hóa công ty ở đâu.
Ngày đầu làm việc
Khi nhân viên mới đi làm ngày đầu tiên, hãy đảm bảo rằng thiết bị làm việc của họ, chẳng hạn như máy tính xách tay hoặc điện thoại, được sắp xếp hợp lý. Làm cho họ cảm thấy được chào đón bằng một món quà như một bức thư chào mừng viết tay và đồng hồ đeo tay có thương hiệu của công ty.
Tổ chức một buổi họp mắt để họ có thể gặp người quản lý và đội nhóm của mình, xem tổng quan về những gì họ sẽ làm và tìm hiểu thêm về các gói phúc lợi của họ.
Làm việc và điều chỉnh
Khi những nhân viên mới của bạn đã ổn định và thích nghi được với vai trò mới, hãy giữ liên lạc với họ thường xuyên. Điều quan trọng là phải duy trì mối quan hệ bền chặt giữa nhân viên mới và công ty. Tương tác với họ thường xuyên để đảm bảo họ hài lòng và thoải mái khi bắt đầu làm việc. Điều quan trọng nữa là khuyến khích các nhà quản lý thường xuyên kiểm tra với những nhân viên mới.
Ví dụ: có kế hoạch nhận phản hồi sau tuần, tháng và quý đầu tiên của nhân viên. Bạn cũng có thể thực hiện dưới hình thức ít trang trọng hơn, chẳng hạn như ăn trưa cùng nhau hoặc đi dạo quanh văn phòng khi họ đang làm việc. Nói tóm lại, dành thời gian cho nhân viên trong giai đoạn này là rất quan trọng. Nó giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề và giải quyết chúng trước khi trở nên nghiêm trọng.
Hãy hỏi nhân viên mới về việc họ đang làm và họ nghĩ gì về công việc của họ cũng như tổ chức. Tất nhiên, cũng nên hỏi về quá trình hội nhập của họ, họ có thấy thiếu điều gì nữa không?
Hãy trả lời bất kỳ câu hỏi nào về công việc của họ và cho phép họ đặt câu hỏi về công ty. Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để chia sẻ với họ về các mục tiêu và kỳ vọng của công ty đối với công việc của họ. Điều này sẽ giúp họ có động lực và đi đúng hướng khi họ bắt đầu làm việc.
Jennifer Patterson, Chuyên gia tư vấn chiến lược nhân sự tại Patterson Consulting Group, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giao tiếp.
Quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng những nhân viên mới cảm thấy như họ là một phần trong đội nhóm. Nếu có bất kỳ vấn đề nào, bạn nên giải quyết sớm để ngăn tình trạng rời đi sớm.
Xây dựng quy trình hội nhập
Bạn có thể sử dụng nhiều công cụ để xây dựng quy trình hội nhập của mình — ví dụ như là danh sách, làm thành video hướng dẫn hay thậm chí là hướng dẫn thủ công đơn giản. Tuy nhiên, phần mềm hội nhập là một trong những cách hiệu quả nhất để xây dựng quy trình hội nhập của bạn. Nó cho phép bạn tự động hóa quy trình và có thể cập nhật liên tục. Xây dựng quy trình hội nhập của bạn bằng một ứng dụng hoặc phần mềm sẽ giúp bạn:
- Tạo quy trình chuẩn, nhất quán để giúp nhân viên mới hội nhập vào môi trường làm việc
- Gửi thông báo kịp thời để hoàn thành các bước trong quy trình
- Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như gửi tin nhắn chào mừng và xem xét tài liệu
- Đảm bảo tất cả thông tin đều được cập nhật
Dù bạn chọn phương pháp nào, hãy đảm bảo rằng phương pháp đó có thể thực hiện được và dễ thực hiện. Bạn cần cung cấp cho nhân viên những công cụ để thực hiện công việc, nhưng không nên nhiều hơn những gì họ cần. Quá nhiều thông tin có thể khiến họ choáng ngợp và khiến họ ít có khả năng ghi nhớ.
Tóm tắt những điểm quan trọng nhất trong giai đoạn hội nhập:
- Xây dựng một kế hoạch hội nhập dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.
- Xây dựng một quy trình hội nhập dễ hiểu và dễ theo dõi.
- Hỗ trợ nhân viên mới của bạn cả từ thời điểm họ ký hợp đồng và trước khi bắt đầu công việc.
- Đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi từ tuyển dụng sang hội nhập được thực hiện bằng cách trao đổi rõ ràng với nhân viên về những gì bạn mong đợi ở họ.
- Theo dõi các số liệu về hội nhập và sử dụng chúng để xác định các lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện.
Các số liệu cần theo dõi trong giai đoạn Hội nhập (Onboarding)
Một số chỉ số bạn có thể theo dõi là:
- Thời gian để đạt năng suất: Đây là khoảng thời gian cần thiết để nhân viên mới làm việc hiệu quả trong công việc của họ. Số liệu này có thể giúp xác định xem quy trình hội nhập của bạn có hiệu quả và hiệu suất hay không. Nếu phải mất một thời gian dài để mọi người đạt đủ năng suất thì có thể bạn cần phải tăng cường đào tạo nhân viên mới của mình.
- Mức độ hài lòng của nhân viên mới: Chỉ số này đo lường mức độ hài lòng của nhân viên mới khi gia nhập công ty. Điều này có thể giúp bạn xác định xem bạn có đang chào đón nhân viên mới một cách thỏa đáng và khiến họ cảm thấy mình thuộc về công việc mới hay không. Nó cũng cho phép bạn xác định các lĩnh vực cần cải tiến để hợp lý hóa quy trình hội nhập hoặc tăng giá trị mà quy trình mang lại cho nhân viên.
(Nguồn: AIHR)
… (còn tiếp)
>> Xem thêm: http://eodvietnam.com.vn/vong-doi-nhan-vien-huong-dan-co-ban-cho-nhan-su-phan-4/