I. OKR là gì?
Các tổ chức thành công hiện đang sử dụng hệ thống OKR – Mục tiêu và Kết quả (OKR-Objective Key Results). OKR là cách hiệu quả để theo dõi các mục tiêu của Công ty và nhóm cũng như đo lường tiến trình của họ. Nó giúp mọi Tổ chức đạt được thành quả bằng cách cắt bỏ các mục tiêu không quan trọng và tập trung vào những gì thực sự quan trọng trong tổ chức.
OKR là một khuôn khổ để xác định và theo dõi các mục tiêu cũng như kết quả của chúng. OKR đã được coi là một cách giao tiếp để có mục đích rõ ràng. Nó cũng là một công cụ để thúc đẩy và gắn kết mọi người làm việc cùng nhau. OKR làm tăng tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và trao quyền.
Khung OKR bao gồm 2 yếu tố quan trọng: Mục tiêu và Kết quả
- Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
- Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?
Mục tiêu của OKR là xác định cách thức đạt được các mục tiêu thông qua các hành động cô đọng, cụ thể và có thể đo lường được. Hiểu rõ về OKR sẽ giúp các công ty và nhóm tập trung tốt hơn vào những gì quan trọng và kết nối công việc ở mọi cấp độ với các mục tiêu quan trọng nhất.
II. Nguyên lý hoạt động OKR
Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:
- Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
- Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
- Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
- Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.
III. Cách xây dựng OKR
Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:
Đối với Mục tiêu (Objective):
- Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 – 5 mục tiêu.
- Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).
- Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.
Đối với Kết quả chính (Key Result):
Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.
- Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”)
- Key Result tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
- Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.
IV. Lợi ích của OKR
1.Tập trung
Lợi ích đầu tiên của OKR là tập trung vì khi bạn đặt OKR thì bạn bị giới hạn về số lượng. Số lượng mục tiêu không quá 5 và cũng không quá 5 kết quả cho mỗi mục tiêu. Do đó, OKR buộc phải đưa ra lựa chọn các ưu tiên hàng đầu. Từ đây, các nhà lãnh đạo sẽ đưa ra được các chỉ đạo và phương thức đánh giá tập trung cho các đội nhóm.
2.Căn chỉnh
Khi đặt ra các mục tiêu và chuyển từ lập kế hoạch sang thực thi, các nhà quản lý và nhân viên cùng căn chỉnh các hoạt động hàng ngày để phù hợp với tầm nhìn toàn Công ty.
3.Cam kết
Sau khi tập trung và liên kết đến các mục tiêu, toàn thể Công ty sẽ cam kết thực hiện các OKRs. Tài nguyên của tổ chức (thời gian, tài chính, con người, quy trình…) sẽ được điều chỉnh để đảm bảo rằng được sử dụng hữu ích. Quá trình theo dõi các cam kết này được thực hiện minh bạch.
4.Theo dõi
Việc theo dõi OKR qua các số liệu được thiết lập trước đòi hỏi phải diễn ra thường xuyên, cần thiết để ngăn chặn tình trạng công việc không thể hoàn thành. Điểm số OKRs là cách rất tốt để mỗi cá nhân biết rằng mình có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu này hay không?
5.Kéo dài
Khi tổ chức đã biết cách tập trung, cam kết vào những mục tiêu quan trọng, cả đội ngũ đã có sự gắn kết chặt chẽ và sử dụng các nguồn lực hợp lý thì OKR sẽ có lợi ích thúc đẩy các tổ chức cố gắng hơn nữa, kéo dài sự phát triển của tổ chức.
V. OKR trông như thế nào?
Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.
- OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
- OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
- OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành
VI.Những sai lầm trong việc sử dụng công cụ quản lý hiệu suất OKR?
OKRs đòi hỏi sự thay đổi văn hóa và thay đổi bản thân. Các tổ chức sẽ nhận được hiệu quả chỉ sau khoảng 2-3 quý. Tuy nhiên, có 5 lỗi phổ biến khi sử dụng công cụ quản lý hiệu suất OKR:
1. Mục tiêu quá xa vời hoặc không đủ hiệu quả
Để tránh lỗi này thì cần đặt các mục tiêu tham vọng nhưng không quá khó thực hiện. Bên cạnh đó mức độ kỳ vọng đạt được mục tiêu trong 1 quý chỉ nên ở khoản 70-80% và OKR phải đánh giá được.
2.Thiết lập rồi quên mất OKR
Để tránh lỗi này, nên cập nhật tiến độ các kết quả một cách thường xuyên, cụ thể là có thể thảo luận về OKR, xem xét với đội nhóm của mình mỗi tuần
3.Quá nhiều mục tiêu và kết quả được thiết lập
Chỉ nên duy trì tối đa 3 mục tiêu mỗi quý với tối đa 3-5 kết quả cho mỗi mục tiêu.
4. Không đo lường được kết quả
Nên đưa các kết quả quan trọng ở dạng số để làm cho các mục tiêu có thể đo lường được.
5.Không giữ được cái nhìn tổng thể
Để tránh lỗi này, ngay từ khi thiết lập OKR, nên tổ chức một cuộc họp để truyền đạt tới mọi người nhằm đạt được hiệu quả truyền thông một các thống nhất, truyền đạt tới nhóm lãnh đạo về vai trò của họ trong mục tiêu tổng thể và giúp nhân viên hiểu được vai trò của họ để đạt được mục tiêu của nhóm.
Kết luận
Giống như KPI, OKR đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc trong quản trị. Không thể phủ nhận rằng mô hình này giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống mục tiêu khoa học, thống nhất hơn cũng như triển khai chúng minh bạch, hiệu quả hơn trong toàn thể nhân sự. Hy vọng rằng bài viết là một tấm bản đồ hữu ích giúp bạn nhanh chóng tiếp cận và hiện thực hóa mô hình Quản trị mục tiêu và kết quả then chốt của riêng doanh nghiệp mình.