Mô hình SWOT là một công cụ hữu hiệu, giúp ích rất nhiều trong việc thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch. Phân tích SWOT là yếu tố quan trọng để tạo dựng chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua phân tích SWOT, doanh nghiệp sẽ nhìn rõ mục tiêu của mình cũng như các yếu tố trong và ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Vậy, SWOT là gì? Ưu nhược điểm của mô hình như thế nào? Dưới đây là tổng quan về mô hình SWOT.
1. Phân tích SWOT là gì?
- SWOT là chữ viết tắt của Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), và Threats (Thách thức)
- Mô hình được ghi nhận tại Đại học Stanford trong những năm 1960 và 1970.
- Là công cụ lập kế hoạch được sử dụng để tìm hiểu Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức của một dự án hay một doanh nghiệp.
- Được sử dụng làm khuôn mẫu cho tổ chức và sử dụng dữ liệu, thông tin thu được từ phân tích môi trường bên trong và bên ngoài
- Kỹ thuật cho phép một nhóm / cá nhân chuyển các vấn đề hàng ngày hay chiến lược sang một quan điểm mới.
2. Mục đích của phân tích SWOT?
- Để giúp những người ra quyết định chia sẻ và so sánh các ý tưởng
- Để mang lại mục đích chung rõ ràng hơn và sự hiểu biết về các yếu tố để thành công.
- Sắp xếp các yếu tố quan trọng liên quan đến thành công và thất bại trong việc kinh doanh.
- Để phân tích các vấn đề đã dẫn đến thất bại trong quá khứ.
- Để quá trình ra quyết định được theo tuyến, cho phép các ý tưởng phức tạp được trình bày một cách có hệ thống.
3. Ai cần phân tích SWOT?
Quản lý
- Khi các quản lý gặp vấn đề với kết quả công việc
- Được giao một công việc mới
- Năm tài chính mới – các mục tiêu mới
- Nhân viên tìm cách cải thiện hiệu suất công việc
Đội/ nhóm
- Khi nhóm không đạt được mục tiêu
- Khiến dịch vụ khách hàng tốt hơn
- Thành lập một đơn vị kinh doanh mới để thực hiện một công việc kinh doanh mới
- Bổ nhiệm trưởng nhóm mới
Công ty
- Khi không đạt được các mục tiêu về doanh thu, giá cả và chi phí
- Thị phần giảm
- Điều kiện ngành không thuận lợi
- Thực hiện một hợp tác kinh doanh mới
4. Ý nghĩa của việc sử dụng ma trận SWOT
Phân tích SWOT không chỉ có ý nghĩa đối với doanh nghiệp trong việc hình thành kế hoạch kinh doanh nội địa. Hơn nữa, nó còn có ý nghĩa rất lớn trong việc hình thành kế hoạch kinh doanh quốc tế nhằm đáp ứng các nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Nếu một doanh nghiệp muốn phát triển, từng bước tạo dựng thương hiệu, xây dưng uy tín bền vững thì bước phân tích SWOT là không thể thiếu. Việc phân tích mô hình SWOT một cách chủ quan với các dữ liệu được sắp xếp trật tự logic, dễ thảo luận có thể được sử dụng trong mọi quá trình ra quyết định.
Quá trình phân tích mô hình SWOT cũng sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho việc kết nối các khả năng cũng như nguồn lực của doanh nghiệp với mô trường cạnh tranh mà doanh nghiệp với môi trường cạnh tranh mà doanh nhiệp đang hoạt động.
5. Ưu, nhược điểm của mô hình SWOT
Ưu điểm:
- Không mất bất kỳ chi phí nào: Bạn chỉ cần phải tiêu tốn chất xám mà không cần bỏ ra bất kỳ khoản tiền nào. Đây là ưu điểm lớn của mô hình SWOT bởi vì bạn không cần bỏ chi phí thuê các chuyên gia mà vẫn có thể tự mình tìm hiểu, thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau như người quen, Internet và báo cáo của công ty để phân tích.
- Kết quả quan trọng: Kết quả đưa ra từ phân tích mô hình SWOT rất quan trọng và có thể giúp ích cho tất cả các đối tượng muốn nắm bắt một cách tổng quát về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của bản thân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Kết quả đó là tiền đề cho các kế hoạch được triển khai thành công trong tương lai.
- Đột phá ý tưởng mới: Đã có nhiều ý tưởng và giải pháp kinh doanh được phát hiện thông qua việc phân tích mô hình SWOT. Khi nhìn một cách tổng quan tất cả các yếu tố thì bạn có thể nghĩ ra những ý tưởng mới lạ, độc đáo một cách dễ dàng hơn.
Nhược điểm:
- Kết quả phân tích chưa chuyên sâu: Các yếu tố được đưa ra trong mô hình SWOT thường khá đơn giản và không đưa ra được các ý phản biện. Vì vậy, những phân tích thường chưa được sâu sắc, chưa thể hiện đầy đủ các khía cạnh khiến cho việc đề xuất phương pháp đôi khi không hiệu quả.
- Phân tích chủ quan: Một nhược điểm khá lớn của mô hình SWOT là thường nghiêng về ý kiến chủ quan của người lập mô hình mà thiếu xem xét đến các yếu tố khách quan hay nhiều vấn đề thực tế khác. Đôi khi người lập mô hình sẽ phân vân và không chắc chắn với những yếu tố mình đưa ra vì không biết nó có thật sự đúng với hiện thực hay không.
- Không đưa ra hành động cụ thể: Vì mô hình SWOT chỉ đưa ra một bức tranh tổng quát về tình hình của cá nhân, tổ chức mà chưa khai thác sâu. Thế nên, các phương pháp và hành động đưa ra thường chung chung và không được cụ thể lắm.
- Cần thực hiện nghiên cứu bổ sung: Một điều chắc chắn là nếu muốn lập một kế hoạch hoàn chỉnh thì bạn không nên chỉ dựa vào mô hình SWOT mà còn phải thực hiện các nghiên cứu khác. Ví dụ nghiên cứu hành vi, nhu cầu khách hàng thông qua các cuộc khảo sát định tính, định lượng. Các nghiên cứu này mới giúp bạn hiểu sâu sắc và lập kế hoạch hiệu quả.
6. Tại sao doanh nghiệp cần phải phân tích mô hình SWOT?
Để tạo nên một bản phân tích mô hình SWOT thực sự hữu ích, thường các nhà sáng lập và lãnh đạo cấp cao trong một doanh nghiệp sẽ tham gia trực tiếp vào quá trình xây dựng chúng. Đây rõ ràng không phải là công việc có thể giao phó cho ai khác.
Nhưng đội khi, đội ngũ lãnh đạo cấp cao lại không tham gia trực tiếp trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, để đạt được hiệu quả cao nhất, chiến lược SWOT cần phải có sự góp sức của một nhóm các thành viên đại diện cho nhiều phòng ban và bộ phận khác nhau. Ai cũng nên có một ghế trong nhóm xây dựng bản phân tích chiến lược SWOT.
Những doanh nghiệp lớn còn đi xa hơn, khi họ thu thập những thông tin trực tiếp từ khách hàng để phân tích SWOT. Những quan điểm khác nhau có thể giúp ích nhiều trong việc xây dựng và vạch chiến lược kinh doanh cụ thể.
7. Mở rộng SWOT
Sau khi đã trả lời một cách chính xác về tổ chức của bạn: Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ, giờ đã đến lúc doanh nghiệp đưa ra những chiến lược phù hợp. Và sau đây là 4 chiến lược căn bản có thể tham khảo để đạt được mục tiêu cuối cùng:
- Chiến lược SO (Strengths – Opportunities): theo đuổi những cơ hội phù hợp với điểm mạnh của công ty.
- Chiến lược WO (Weaks – Opportunities): vượt qua điểm yếu để tận dụng tốt cơ hội
- Chiến lược ST (Strengths – Threats): xác định cách sử dụng lợi thế, điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro do môi trường bên ngoài gây ra
- Chiến lược WT (Weaks – Threats): thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu bị tác động nặng nề hơn từ môi trường bên ngoài.
8. Thực hiện mô hình SWOT như thế nào?
- Ứng với bốn yếu tố của mô hình SWOT, trong mỗi ô, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng càng tốt.
- Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê. Doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người.
- Biên tập lại. Xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng.
- Phân tích ý nghĩa của chúng.
- Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ khỏi các nguy cơ, rủi ro.
- Định kỳ cập nhật biểu đồ SWOT, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả.
Như vậy,
Đối với doanh nghiệp, mô hình phân tích SWOT giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình hiện tại về nguồn lực, lợi thế trong kinh doanh cũng như những điểm mà doanh nghiệp cần cải thiện. Bên cạnh đó, mô hình cũng giúp đánh giá được những nguy cơ từ bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp và những cơ hội có thể nắm bắt trong hiện tại hoặc tương lai. Có được một cái nhìn tổng quan như vậy, nhà quản lý sẽ có cơ sở vững chắc để lên kế hoạch hiệu quả, tránh được các rủi ro trong tương lai.
EOD Vietnam hi vọng bài viết này có thể giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về mô hình SWOT.