Thiết kế tổ chức (OD) là quá trình định hình cách thức một tổ chức được cấu trúc và vận hành nhằm mục đích giảm chi phí, thúc đẩy tăng trưởng, tăng hiệu suất ,phục hồi và phát triển kinh doanh. Thiết kế tổ chức (OD) là một nỗ lực nghiêm túc và trong nhiều trường hợp để nhìn được thấy lợi ích, nó có thể mất nhiều năm để thực hiện.
Gần đây tôi đã nói chuyện với một người bạn cũ, người đã mô tả dự án tái cấu trúc hiện tại của họ như một ‘con thú’. Nếu điều này có vẻ liên quan đến bạn, hãy yên tâm, rằng chúng không phải tất cả đều như vậy và chúng chắc chắn có thể được thuần hóa.
Nhiều tổ chức gặp rắc rối khi họ trải qua quá trình này, vì vậy đây là 8 lỗi phổ biến nhất bạn cần tránh khi Thiết kế tổ chức (OD).
1. Không có tầm nhìn rõ ràng về tương lai
Điều quan trọng là phải có một tầm nhìn chung về tương lai giữa những người lãnh đạo trong doanh nghiệp. Nếu không có điều này, bất kỳ sự tái cấu trúc nào đều là vô nghĩa và thậm chí là điều tiêu cực phá hỏng tổ chức, thay vì là một bước cần thiết trong hành trình chuyển đổi của doanh nghiệp bạn. Điều này có thể gây rủi ro cho doanh nghiệp vì sẽ có những thành viên chủ chốt “rời bỏ doanh nghiệp” làm tăng thêm những thách thức về vị trí tuyển dụng và sự rời rạc trong tổ chức. Ngoài ra, việc truyền thông hạn chế về tầm nhìn chung trong kinh doanh có thể dẫn đến giảm động lực và lòng trung thành giữa các nhân viên.
2. Không có cái nhìn tổng thể về thiết kế tổ chức
Các nhà lãnh đạo bị áp lực nhiều bởi việc tái cấu trúc tổ chức và do đó, Nhóm điều hành dễ sẽ dễ bị lúng túng và khó khăn khi xem xét những nhân viên nào muốn giữ lại hoặc rời đi, thay vì xác định cấu trúc cần thiết để thực hiện tầm nhìn của bạn. Tập trung vào con người trước tiên có thể dẫn đến xung đột giữa các lãnh đạo cấp cao hoặc các quyết định kinh doanh kém hiệu quả gây thiệt hại cho tổ chức. Trước tiên, hãy nắm bắt các cấu trúc phù hợp, sau đó xem xét các vai trò được yêu cầu trong các cấu trúc đó. Điều này sẽ giúp đảm bảo bạn xây dựng một tổ chức phù hợp và bền vững cho phát triển doanh nghiệp.
3. Chỉ thay đổi tên gọi mà KHÔNG thay đổi cách làm việc
Mục đích của thiết kế tổ chức thường tập trung vào việc thay đổi cấu trúc để cho phép tổ chức thực hiện một chiến lược mới, tuy nhiên, lợi ích của thiết kế tổ chức tốt thường được nhận ra khi các nhóm cũng thay đổi các hành vi nhất định. Thay đổi nhân sự sẽ không tự ảnh hưởng đến văn hóa hoặc hành vi. Xem xét việc ra quyết định, mức độ tự chủ và các mô hình nguồn nhân lực sẽ bị ảnh hưởng như thế nào và thực hiện những thay đổi này một cách rõ ràng trong kế hoạch thiết kế và triển khai của bạn.
4. Tài năng không được trọng dụng
Tái cấu trúc thường được coi là cơ chế loại bỏ nhân viên khỏi doanh nghiệp, tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải lên kế hoạch làm thế nào để giữ chân những nhân tài chủ chốt trong thời gian này. Nhiều tổ chức có sự xáo trộn đáng kể trong quá trình tái cấu trúc, gây mất sự ổn định cho doanh nghiệp. Bạn có biết những nhân viên sáng giá của công ty mình là ai không?, và họ ở vị trí nào trong cơ cấu kinh doanh hiện tại không? Làm thế nào để bạn khuyến khích các thành viên chủ chốt trong nhóm tiếp tục cam kết và đồng hành cùng bạn trong cuộc hành trình này? Đảm bảo bạn sẽ có một quy trình làm việc tập trung vào tài năng của nhân viên, từ đó đưa ra những kế hoạch giữ chân nhân tài hiệu quả nhất.
5. Hỗ trợ hạn chế cho quản lý cấp trung
Các nhà quản lý thường là những người phổ biến các thông điệp từ lãnh đạo cấp cao. Nếu không được trang bị đầy đủ thông tin, điều này có thể dẫn đến các cuộc trò chuyện gặp khó khăn hoặc thông tin không chính xác đến với các thành viên trong nhóm. Có một lượng lớn công việc liên quan đến việc chuẩn bị thông tin liên quan và kịp thời cho người quản lý, vì vậy hãy chia sẻ mọi thông tin với người quản lý trước khi có bất kỳ thông báo nào trên toàn công ty. Khi bắt đầu quy trình tái cấu trúc đừng để người quản lý 1 mình, mà hãy tích cực hỗ trợ và kiểm tra với họ. Điều này cũng có thể tạo cơ hội để nắm bắt phản hồi từ dưới lên.
6. Các quy trình không tốt dẫn đến sa thải bừa bãi
Doanh nghiệp cần đưa ra mức độ quản trị nghiêm ngặt đối với các quy trình để tham khảo ý kiến của các nhóm, phỏng vấn cho các vị trí mới để tránh thiên vị và các chế độ không công bằng. Đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn luôn có thưởng phạt rõ ràng và không có cách nào để hiểu nhầm. Lời khuyên của chúng tôi là doanh nghiệp hãy tham gia hỗ trợ Nhân sự và Pháp lý chuyên nghiệp ngay từ đầu để giảm rủi ro.
7. Quản lý hiệu suất không phù hợp với thiết kế tổ chức mới
Khi tái cấu trúc tổ chức dẫn đến nhiều vai trò thay đổi, hiệu suất thường sẽ được đo lường theo một cách khác trong thiết kế tổ chức mới. Tất cả chúng ta đều biết rằng phần thưởng và sự công nhận là rất quan trọng đối với nhân viên, giúp họ có thêm động lực và cam kết gắn bó với doanh nghiệp bạn. Vì vậy hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn cần có những quy trình quản lý hiệu suất, khen thưởng và cấu trúc lại các vị trí phù hợp với thiết kế tổ chức mới. Điều quan trọng là làm cho các nhóm biết về bất kỳ thay đổi nào đối với vấn đề này ngay từ đầu, để họ biết cách họ có thể thành công.
8. Không có thước đo tốt nhất về thành công
Bạn sẽ đo lường như thế nào để biết thiết kế tổ chức của bạn thành công? Nếu không có các chỉ số hiệu suất có thể định lượng được, bạn có thể gặp khó khăn để biết liệu mình đã thấy được đầy đủ tất cả các lợi ích mong đợi hay chưa. Xem xét ‘lý do tại sao’ trong quyết định tái thiết tổ chức và sau đó thiết lập các số liệu chi tiết và cụ thể để đánh giá điều này ở giai đoạn đầu của quá trình. Điều này có thể không yêu cầu loại bỏ tất cả các chỉ số hiện có của bạn, nhưng bạn sẽ cần xác định điều mà bạn hướng đến để thúc đẩy các kết quả khác nhau. Những chỉ số chi tiết và rõ ràng sẽ giúp bạn biết bạn đang đi đúng hướng hay không?.
Kết luận
Thiết kế tổ chức là một quá trình phức tạp và tinh tế. Doanh nghiệp cần tránh những sai lầm phổ biến này, kết hợp với giao tiếp và gắn kết nhân viên hiệu quả, sẽ giúp bạn thành công trong việc thiết kế hoặc tái cấu trúc tổ chức.