Thiết kế tổ chức là gì?
Thiết kế Tổ chức là một quá trình để định hình cấu trúc và vận hành của một tổ chức.
Từ lâu thiết kế tổ chức luôn được đánh giá một nhiệm vụ phức tạp và nặng nề. Theo một nghiên cứu từ McKinsey & Company chỉ có chưa đến 25% nỗ lực tái thiết kế của các doanh nghiệp thành công, 44% sẽ cảm thấy quá sức sau khi tiến hành, ⅓ số đó sẽ không đạt mục tiêu hoặc cải thiện được hiệu suất tổ chức sau khi thực hiện.
Thiết kế Tổ chức – và tái thiết kế tổ chức – có thể giúp bất kỳ loại hình tổ chức nào đạt được mục tiêu của mình. Đôi khi, một cuộc tái tổ chức quy mô lớn là cần thiết. Ở mỗi doanh nghiệp khác nhau, những thay đổi tinh vi hơn trong cấu trúc và hệ thống có thể đảm bảo rằng một tổ chức liên tục phát triển.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét khi nào và tại sao Thiết kế Tổ chức là cần thiết, nó có thể ảnh hưởng đến mọi người như thế nào và làm thế nào để triển khai nó một cách hiệu quả.
Tác động của Thiết kế tổ chức
Thiết kế tổ chức liên quan đến việc thực hiện các cấu trúc và hệ thống tổ chức phù hợp với các chiến lược cốt lõi của tổ chức. Thường thì việc thiết kế lại tổ chức xảy ra bởi vì một doanh nghiệp cần phát triển về quy mô. Tuy nhiên, nó cũng có thể là do sự thay đổi trong lãnh đạo, chiến lược, hoặc do những thay đổi trong môi trường đầy cạnh tranh như hiện tại
Khi thiết kế tổ chức có hiệu quả, nó có thể có một số lợi ích, bao gồm:
- Tăng hiệu quả làm việc.
- Ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn.
- Chất lượng hàng hóa và dịch vụ được cải thiện.
- Lợi nhuận cao hơn.
- Quan hệ khách hàng tốt hơn.
- Điều kiện làm việc an toàn hơn.
- Một lực lượng lao động hạnh phúc hơn, khỏe mạnh hơn và có động lực hơn.
- Chuẩn bị tốt hơn cho những thách thức trong tương lai.
Tuy nhiên, nếu có sai sót trong thiết kế của mình, một tổ chức có thể gặp phải các vấn đề nghiêm trọng, bao gồm:
- Giải quyết vấn đề không hiệu quả
- Lãng phí thời gian.
- Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.
- Chất lượng công việc không phù hợp.
- Không tuân thủ pháp luật.
- Thiệt hại về danh tiếng của công ty.
- Tinh thần xuống thấp, dẫn đến việc luân chuyển nhân viên cao.
- Bỏ lỡ mục tiêu kinh doanh và công ty hoạt động kém hiệu quả.
Ngay cả khi thiết kế tổ chức có thể đã thành công trong quá khứ, điều đó không có nghĩa là trong tương lai cũng như vậy. Khi các doanh nghiệp phát triển và khi thế giới xung quanh thay đổi, điều quan trọng là họ phải theo dõi sát sao và có thay đổi tương ứng.
Và khi nó không còn phù hợp với mục đích phát triển, đó là thời điểm để đưa một giai đoạn mới của Thiết kế Tổ chức vào hoạt động.
Vì sao cần Thiết kế tổ chức?
1. Môi trường thay đổi
Yếu tố phổ biến nhất để thiết kế tổ chức (hoặc tái thiết kế) là khi các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài trở thành những sự kiện quan trọng trong hành trình của doanh nghiệp. Những điều này có thể bao gồm một đối thủ cạnh tranh mới trên thị trường, sự thay đổi về luật pháp đòi hỏi sự thay đổi đáng kể trong cách thức hoạt động của tổ chức (ảnh hưởng từ bên ngoài), hoặc việc giới thiệu công nghệ mới, hoặc cần giảm đáng kể chi phí hoạt động do giảm tỷ suất lợi nhuận (ảnh hưởng nội bộ).
2. Thay đổi chiến lược, mục tiêu hoặc mục đích của tổ chức
Các tổ chức thay đổi theo thời gian. Họ có thể thay đổi hướng đi bằng cách thay đổi chiến lược, mục tiêu hoặc mục đích của mình để phù hợp với tầm nhìn mới cho tương lai.
Tái thiết kế tổ chức tập trung vào tương lai và thường sẽ liên quan đến việc xem xét các hoạt động hiện tại để xác định những gì có thể được giữ lại và những gì cần được thay đổi hoặc triển khai để mang lại cách tiếp cận mới cần thiết cho công ty.
Thách thức mà nhiều tổ chức phải đối mặt là tốc độ thay đổi và chuyển đổi ngày càng tăng, đòi hỏi các hoạt động tái thiết kế thường xuyên. Các tổ chức hiện đang cố gắng tự thiết kế lại để cho phép họ phản ứng với những thay đổi mới mà không cần phải thực hiện các chương trình tái thiết kế lớn.
3. Tái cấu trúc
Theo thời gian, sự phát triển và thực hành có thể đạt đến điểm không còn phù hợp với nhau hoặc với chiến lược mà họ đang cố gắng thực hiện. Cuối cùng nó gây ra một loạt khó khăn. Đánh giá thiết kế tổ chức có thể chỉ ra rằng liệu tác động có đáng kể hay không hoặc nếu một cải tiến trong một lĩnh vực đòi hỏi những thay đổi trong lĩnh vực khác.
Quy trình các bước Thiết kế tổ chức
Bối cảnh Thiết kế tổ chức
Lãnh đạo cấp cao cùng nhau thảo luận về kết quả kinh doanh hiện tại, “sức khỏe” của tổ chức, nhu cầu về môi trường, v.v. Doanh nghiệp cần thiết lập một điều lệ cho quá trình thiết kế bao gồm: môi trường thay đổi, kết quả mong muốn, phân bổ nguồn lực, thời hạn, sự tham gia của những bộ phận nào, chiến lược truyền thông và các thông số khác sẽ định hướng cho dự án.
Đánh giá tình trạng hiện tại của Doanh nghiệp
Bạn không muốn bắt đầu thực hiện các thay đổi cho đến khi bạn hiểu rõ về tổ chức hiện tại. Khi đó doanh nghiệp sẽ có điều kiện đánh giá toàn diện về tổ chức của bạn để hiểu tổ chức hoạt động như thế nào, điểm mạnh và điểm yếu cũng như sự phù hợp với tư tưởng cốt lõi và chiến lược kinh doanh của bạn. Quá trình đánh giá đáng kinh ngạc bởi nó mang lại cho các nhà lãnh đạo và thành viên của tổ chức, không chỉ về cách tổ chức hiện đang hoạt động mà còn về cách các bộ phận khác nhau có liên quan với nhau như thế nào, tình trạng “sức khỏe tổng thể” của tổ chức đó. Quan trọng nhất là cần phải làm gì để cải tiến.
Thiết kế tổ chức mới
Nhóm lãnh đạo cấp cao (hoặc những người khác đã được mời tham gia vào quá trình này) phát triển một bộ đề xuất thiết kế hoàn chỉnh cho “tương lai lý tưởng” trong doanh nghiệp. Ở cấp độ cao, các bước trong quy trình này bao gồm:
- Xác định nguyên tắc cơ bản của tổ chức doanh nghiệp. (Bạn sẽ tổ chức chủ yếu xung quanh các chức năng, quy trình, loại khách hàng, công nghệ, khu vực địa lý, v.v.?)
- Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi — những quy trình mang lại doanh thu và / hoặc giao hàng cho khách hàng.
- Lập hồ sơ và tiêu chuẩn hóa các thủ tục.
- Tổ chức nhân sự xung quanh các quy trình cốt lõi. Xác định số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện công việc cốt lõi.
- Xác định nhiệm vụ, chức năng và kỹ năng. Các chỉ số hiệu suất cho từng chức năng / nhóm là gì? Họ được đánh giá và chịu trách nhiệm như thế nào?
- Xác định nhu cầu cơ sở vật chất, bố trí trang thiết bị của các nhóm và bộ phận khác nhau trong toàn bộ tổ chức.
- Xác định cấu trúc quản lý cung cấp hỗ trợ chiến lược, điều phối và hoạt động.
- Cải thiện hệ thống điều phối và phát triển (tuyển dụng, đào tạo, bồi thường, chia sẻ thông tin, thiết lập mục tiêu, v.v.).
Một phần quan trọng của bước này bao gồm truyền đạt tiến độ cho các thành viên khác của tổ chức. Một kế hoạch truyền thông được phát triển để giáo dục mọi người về những gì đang xảy ra. Giáo dục mang lại nhận thức, và sự hòa nhập của mọi người mang lại sự khởi đầu cho sự cam kết.
Thực hiện thiết kế
Mọi người được tổ chức thành các nhóm làm việc ngẫu nhiên được đào tạo về thiết kế mới, kỹ năng làm việc nhóm và xây dựng nhóm khởi nghiệp. Các vai trò công việc mới được hình thành và các mối quan hệ mới trong và ngoài đơn vị được thiết lập. Trang thiết bị và cơ sở vật chất được sắp xếp lại. Hệ thống khen thưởng, hệ thống hiệu suất, chia sẻ thông tin, hệ thống ra quyết định và quản lý được thay đổi và điều chỉnh. Một số điều này có thể được hoàn thành nhanh chóng. Một số có thể yêu cầu chi tiết hơn và được thực hiện trong một khoảng thời gian dài hơn.
Nghiên cứu các tình huống thực tế
Để minh họa điều này, chúng ta hãy cùng nghiên cứu case study này về một công ty sản xuất hạt cà phê. Công ty này đôi khi gặp khó khăn trong việc cung cấp hạt cà phê cần thiết cho sản xuất. Điều này dẫn đến các vấn đề về việc thiếu hụt nguồn cung. Dẫn đến công ty đã bỏ lỡ các mục tiêu bán hàng quý mới nhất của mình, một cuộc điều tra được đưa ra:
Bối cảnh chính trị ngày càng bất ổn của các nước sản xuất cà phê, dẫn đến gián đoạn nguồn cung và cơ cấu tổ chức cố định. Nghiên cứu sâu hơn về các quá trình ra quyết định, cho thấy rằng các quyết định chuyển đổi đường cung cấp phải được phê duyệt ở cấp C ( C-level), dẫn đến khả năng ra quyết định bị chậm trễ. Những trục trặc này là nguyên nhân chính khiến các mục tiêu bán hàng quý trước bị trượt.
Để khắc phục điều này, tổ chức quyết định đặt trách nhiệm cho các bộ phận của bộ phận quản lý chuỗi cung ứng và bộ phận mua hàng. Điều này dẫn đến việc ra quyết định nhanh hơn, do đó làm cho tổ chức linh hoạt hơn để ứng phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.
Trong nghiên cứu, chúng ta đã thấy các triệu chứng ở cả ba cấp độ: đầu vào, tiến hành và đầu ra. Trong một hệ thống lý tưởng, bạn sẽ muốn nhận ra những triệu chứng này ở cấp đầu vào hoặc cấp tiến hành trước khi chúng ảnh hưởng đến kết quả. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thực hiện các biện pháp bảo vệ và tạo hệ thống cảnh báo sớm.
Kết luận
Cuối cùng, thiết kế và cấu trúc tổ chức là đưa ra các quyết định cân bằng sẽ mang lại cho tổ chức một lợi thế cạnh tranh và điều đó sẽ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình.