Phân tích dữ liệu nhân sự được hiểu là quá trình đưa các thông tin từ các hoạt động liên quan đến nhân sự vào trong một bộ đo lường, từ đó lý giải được một cách logic về nguyên nhân, tình trạng nguồn nhân lực. Sau đó là sẽ là nguồn đầu vào chất lượng để đưa ra những phán đoán cho viễn cảnh và vạch ra hướng đi phù hợp nhất.
HR analytics hay People analytics là những công việc chiến lược của phòng Nhân sự. Bởi lẽ, trước đó, người ta hay dựa vào cảm tính hoặc những yêu cầu cứng nhắc trong JD để quyết định lựa chọn ứng viên. Hay khi có phản ứng không tốt từ phía nhân viên thì phòng HR mới xem xét lại chính sách lương thưởng, hoặc đề xuất thêm trợ cấp để giữ chân nhân tài. Tuy nhiên với công việc phân tích và dự đoán trước thì mọi cảm tính và sự bị động sẽ hoàn toàn được xóa bỏ. Tùy vào cơ chế và chính sách hiện hành của doanh nghiệp mà nhà quản lý biết đâu là ứng viên sáng giá, đâu là chính sách phù hợp để giữ chân người tài.
Như vậy, có thể thấy rằng việc đưa Phân tích dữ liệu Nhân sự vào vận hành tại doanh nghiệp đem lại hiệu quả và lợi ích to lớn như sau:
1. Tối ưu hóa công tác tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên phù hợp
Trước mỗi đợt tuyển dụng, việc đánh giá lại JD và đưa ra những yêu cầu, trách nhiệm thêm để đáp ứng nhu cầu của vị trí là điều cần thiết. Nhưng việc này không thể chỉ dựa trên sự cảm tính hoặc phán đoán mà nó nên xuất phát từ việc đánh giá từ tình trạng và tính chất công việc trong bối cảnh mới.
Để tìm ra ứng viên phù hợp nhất, doanh nghiệp cần xác định khoảng trống mà nhân viên cũ để lại. Lúc này những dữ liệu đã phân tích và ghi nhận từ trước sẽ là kim chỉ nam dẫn lỗi. Một bản JD chi tiết với đầy đủ yêu cầu về nội dung công việc, kỹ năng, kinh nghiệm cùng tinh thần thái độ sẽ được vạch ra rõ ràng. Những “gạch đầu dòng” trong bản JD sẽ được củng cố bằng những số liệu để chắc chắn rằng người tiếp theo ngồi vào sẽ là phù hợp nhất.
2. Chuẩn bị kế hoạch nhân sự
Phân tích Data có thể giúp các nhà lãnh đạo nhân sự và doanh nghiệp hiểu và xác định các cơ hội phát triển. Việc áp dụng phân tích dữ liệu và con người có thể giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán và phản ứng kịp thời trước các cơ hội tăng trưởng.
Khi tiếp cận dữ liệu theo cách này, các nhà lãnh đạo nhân sự có thể tác động đến các quyết định kinh doanh trong thời gian thực, cho phép tăng cường tính chủ động trong việc lập kế hoạch tăng trưởng lực lượng lao động và dự báo nhu cầu trong tương lai để đáp ứng với sự phát triển của tổ chức. Đây là một sự chuẩn bị dài hơi nhưng rất cần thiết.
3. Tăng mức độ gắn kết nhân viên
Phân tích dữ liệu nhân sự là đặc biệt cần thiết để tăng gắn kết nhân viên. Bởi nó cần cho công tác đánh giá năng lực, công nhận và khen thưởng. Ngoài ra, từ các dữ liệu được phân tích, nhà quản lý nhân sự có thể tìm ra những trường hợp nhân viên đang mất đi động lực hay có hiệu suất giảm sút.
Tất cả các phân tích dữ liệu xung quanh KPI, thái độ, tính chuyên cần đều có thể được nêu bật cho HR khi các cá nhân cần thêm sự trợ giúp. Doanh nghiệp sẽ có những chính sách động viên, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Đây sẽ làm tăng mức độ cam kết với công việc và doanh nghiệp khi nhân viên được đánh giá đúng và hỗ trợ kịp thời.
4. Củng cố việc ra quyết định chính xác
Phân tích dữ liệu cho phép các nhóm nhân sự nắm được nhiều thông tin hơn và từ đó có chiến lược hơn. Dashboard bao gồm dữ liệu đã được thu thập và phân tích sẽ hỗ trợ HR có thể hiểu câu chuyện của tổ chức, những gì đang xảy ra và quan trọng là những xu hướng đang được dự đoán dựa trên dữ liệu lịch sử.
Một loạt các quyết định lớn có thể được thực hiện nhờ vào việc sử dụng Big Data bao gồm tuyển dụng, quản lý hiệu suất, lập kế hoạch kế nhiệm và trải nghiệm tổng thể của nhân viên.
5. Giảm tỷ lệ nghỉ việc
Trải nghiệm nhân viên tốt sẽ là nhân tố quan trọng để giữ chân nhân viên, tăng sự cam kết với doanh nghiệp. Muốn đánh giá sự hài lòng và mức độ hạnh phúc của nhân viên, doanh nghiệp cần theo dõi qua bộ chỉ số. Việc phân tích các điểm chạm trong hành trình nhân viên sẽ giúp nhà quản lý xác định được đâu là điểm chưa hài lòng và cách để đáp ứng.
Bức tranh mà phân tích dữ liệu có thể vẽ ra sẽ giúp HR xác định được các mẫu và xu hướng giữa các nhóm, phòng ban. Làm nổi bật các vấn đề có thể sắp phát sinh và phản hồi trong thời gian thực cho các vấn đề tiêu hao đang diễn ra. Chắc chắn rằng với một trải nghiệm được xây dựng dựa trên dữ liệu của chính nhân viên sẽ làm tăng mức độ hài lòng và giảm tỷ lệ nghỉ việc
6. Xác định lỗ hổng kỹ năng của nhân viên
Dữ liệu về kỹ năng của nhân viên trong toàn tổ chức có thể được tận dụng để tạo ra hiệu quả lớn. Bằng cách sử dụng các mô hình dự đoán và AI trong lĩnh vực này, bộ phận Nhân sự có thể xác định các cơ điểm mạnh, điểm yếu trong năng lực nhân viên, kế hoạch đào tạo phù hợp và đánh giá mức độ thăng tiến, phát triển.
Bằng cách tận dụng tốt hơn các kỹ năng đã có trong tổ chức và xác định những kỹ năng có thể được nâng cao sẽ giúp các cá nhân tự tin đảm nhiệm công việc và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Lần lượt nó tạo ra phản ứng dây chuyền khi tăng năng suất, sự thỏa mãn và sự cam kết.
7. Xác định các quy trình nhân sự không hiệu quả
Sức mạnh của phân tích là chúng không chỉ hỗ trợ HR trong việc nhìn từ bên ngoài vào doanh nghiệp. Mà chúng còn cho phép nhân sự xác định những gì có thể được cải thiện trong chính nội tại của phòng. Bằng cách sử dụng Big Data, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng xác định bất kỳ quy trình nào không mang lại kết quả hoặc có sai sót. Quá trình này cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc xây dựng các chiến lược dựa trên cơ sở bằng chứng để cải thiện việc ra quyết định. Hơn nữa, sức khỏe tổng thể của tổ chức có thể được hồi sinh và nâng cao bằng cách tiếp cận này.
Kết luận
HR analytics không chỉ đơn thuần là việc tổng hợp mọi thông tin đến nhân viên. Mà nó còn bao gồm cả việc áp dụng những dữ liệu đã phân tích vào việc vận hành doanh nghiệp, tối ưu hóa đầu tư của doanh nghiệp cho nguồn nhân lực hiện tại.
EOD Việt Nam sẽ liên tục cập nhật những kiến thức về Quản trị nhân sự trong những bài viết tiếp theo.
Cảm ơn sự đón đọc và chia sẻ của anh/ chị!