Khung năng lực là thước đo các kỹ năng, khả năng phán đoán, kiến thức và các thuộc tính của một công việc hoặc vị trí cụ thể để giúp nhân viên thực hiện vai trò một cách hiệu quả và tuyển dụng các ứng viên đủ tiêu chuẩn cho các đơn xin việc. Nó xác định một tập hợp các năng lực cho từng vai trò trong bộ phận, doanh nghiệp hoặc công ty. Nó còn thể hiện các giá trị, hành động và yêu cầ mà một tổ chức phấn đấu để đạt được mục tiêu của mình. Khung năng lực về cơ bản gắn kết hiệu suất cá nhân với các giá trị của công ty.
Khung năng lực là gì?
- Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp. Việc có được khung năng lực sẽ hỗ trợ hiệu quả cho Doanh nghiệp trong việc tuyển dụng, trả lương, đãi ngộ, đào tạo…
- Tuy nhiên hiện tay khoảng 73% doanh nghiệp chưa có khung năng lực và các Trưởng phòng/ chuyên viên Nhân sự doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xây dựng khung năng lực hiệu quả và đội ngũ quản lý không hiểu rõ những lợi ích của khung năng lực và không được đào tạo đầy đủ. Bên cạnh đó, thiếu sự liên kết giữa khung năng lực và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp cũng khiến khung năng lực khi xây dựng không phát huy được lợi ích tiềm năng vốn có.
Việc phát triển khung năng lực cần có thời gian, nỗ lực và một cách tiếp cận toàn diện. Một số cách để xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp của bạn bao gồm:
- Cộng tác với các chuyên gia tư vấn bên ngoài-những người có kỹ năng trong việc tạo ra các khung năng lực
- Tạo khung năng lực rộng rãi cho toàn bộ tổ chức và sử dụng nó làm nền tảng cho các khuôn mẫu cụ thể hơn được định hình bởi từng bộ phận hoặc nhóm
- Sử dụng mẫu khung năng lực gồm các kỹ năng phổ biến và tiêu chuẩn hóa, tùy chỉnh nó theo NHU CẦU CỤ THỂ của công ty bạn.
Lợi ích của Khung năng lực
Có một số lợi ích khi xác định khung năng lực cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn, bao gồm:
- Tạo ra một cách tiếp cận để nâng cao hiệu suất được tiêu chuẩn hóa trên toàn công ty. Khung năng lực cung cấp một bức tranh rõ ràng về tất cả các vai trò liên quan đến doanh nghiệp, mục tiêu và sự thành công của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên có một tài liệu tham khảo về các nhiệm vụ công việc, các kỹ năng cần thiết và tầm nhìn để thực hiện tốt công việc của họ mà không bị nhầm lẫn hoặc chồng chéo lên công việc khác.
- Thiết lập cơ sở quản lý nhân tài. Bởi vì khung năng lực tiết lộ những kỳ vọng một cách rõ ràng, nó có thể giúp công việc của một đội ngũ quản lý nhân tài hoặc nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể so sánh hiệu suất của nhân viên với khung năng lực để nhận ra những người vượt trội hơn ở vị trí của họ và những người sẽ cần cải thiện. Nó cũng có thể giúp các cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ với tài liệu để tham khảo.
- Thúc đẩy sự thăng tiến trong sự nghiệp. Một khung năng lực hiệu quả có khả năng lập kế hoạch cho sự thay đổi nhân sự và tổ chức đồng thời thúc đẩy nâng cao văn hóa công ty. Nó có thể giải quyết các lỗ hổng về kỹ năng, đầu tư vào nhân viên và phác thảo các yêu cầu phát triển nghề nghiệp. Tỷ lệ giữ chân nhân tài cao giúp công ty tiết kiệm chi phí và nâng cao thương hiệu cho công ty.
- Tích hợp các yếu tố nguồn nhân lực và quản lý nhân tài. Với các khung năng lực được thiết lập, bạn có thể tích hợp các khía cạnh quản lý nguồn nhân lực của mình như: lập kế hoạch công việc cho nhân viên, tuyển dụng, phát triển chuyên môn, quản lý hiệu suất, lương thưởng sao cho hiệu quả.
Các nhà quản lý hoặc lãnh đạo thường được hưởng lợi từ việc tạo khung năng lực cho công ty, bộ phận hoặc nhóm một tổ chức vì bạn đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho việc sử dụng khung năng lực cho hiện tại và trong tương lai.
Ứng dụng thực tế của Khung năng lực
Khung năng lực cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn có nhiều ứng dụng thực tế, bao gồm:
- Đảm bảo nhân viên có chuyên môn và đủ năng lực để thực hiện công việc được yêu cầu
- Tuyển dụng và đào tạo nhân tài mới một cách hiệu quả
- Nhân viên sẽ rút ngắn được khoảng cách về kỹ năng và kiến thức
- Lập kế hoạch phát triển, kế thừa hoặc mở rộng một cách hiệu quả
- Cung cấp đào tạo phát triển chuyên môn và lãnh đạo
- Thực hiện các quy trình quản lý thay đổi một cách dễ dàng và hiệu quả
Làm thế nào để phát triển Khung năng lực chuẩn
Để giúp tổ chức phát triển khung năng lực của riêng mình, hãy xem xét làm theo sáu bước sau, mỗi bước có các hành động cụ thể:
1. Tổ chức và chuẩn bị
Sắp xếp và chuẩn bị khung năng lực bằng cách xác định mục đích của nó trước khi đi vào chi tiết. Ví dụ, một khuôn mẫu để xử lý đánh giá hiệu suất, đánh giá lương thưởng hoặc tăng lương liên quan đến một loạt các vai trò, kỹ năng và tài liệu so với việc phát triển một khuôn mẫu chỉ để lấp đầy một vị trí công việc. Cân nhắc cả nhu cầu và mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn khi chuẩn bị cho khung năng lực của doanh nghiệp, thu hút sự tham gia của nhân sự từ tất cả các lĩnh vực của công ty và nắm bắt sự đa dạng trong tổ chức của bạn.
Ngoài ra, hãy đảm bảo sử dụng các năng lực liên quan và thêm các kỹ năng mà tất cả nhân viên cần có. Ví dụ: nếu bạn tạo khung năng lực toàn công ty cho giám đốc điều hành, người quản lý và nhóm dịch vụ khách hàng, thì việc thêm năng lực quản lý tài chính là không phù hợp với tất cả các nhóm và có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Tuy nhiên, nếu bạn tạo khung năng lực cho các nhà quản lý trở lên, thì năng lực tài chính sẽ áp dụng cho công việc của họ.
2. Thu thập thông tin từ nhân viên
Thu thập dữ liệu để sử dụng trong khung năng lực là một bước quan trọng. Bạn càng thu thập nhiều thì khung của bạn càng chính xác và kỹ lưỡng. Bạn có thể sử dụng một số kỹ thuật để thu thập thông tin từ nhân viên của mình nhằm chuẩn bị tạo khung năng lực, bao gồm:
- Quan sát: Bạn có thể theo dõi cách nhân viên thực hiện công việc của họ để xem họ phải đối mặt với những thách thức nào, công việc nào hoạt động tốt hoặc tìm ra giải pháp để giải quyết công việc tốt hơn. Điều này rất hữu ích cho các vai trò tương tác với khách hàng hoặc bất kỳ vị trí nào khác mà bạn có thể quan sát thực tế.
- Phỏng vấn: Xem xét phỏng vấn nhân viên, dù riêng lẻ hoặc theo nhóm, để hiểu sâu hơn về vai trò của họ và cách họ thực hiện nó. Bạn cũng có thể phỏng vấn các nhà quản lý và lãnh đạo để có quan điểm và có cái nhìn toàn diện về cách một vị trí có thể thành công.
- Bảng câu hỏi: Các cuộc khảo sát và bảng câu hỏi thường là những cách hiệu quả để thu thập dữ liệu, đặc biệt là đối với các lực lượng làm việc ở xa hoặc ở nhiều nơi. Đảm bảo rằng bạn phải tạo ra các câu hỏi chặt chẽ giúp bạn nhận được thông tin đầu vào có giá trị và đáng tin cậy. Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu bảng câu hỏi phân tích công việc và cá nhân hóa chúng.
- Phân tích công việc: Bạn có thể thực hiện phân tích công việc để khám phá những hành vi, kỹ năng và trình độ nào là cần thiết để đi vào khung năng lực của bạn. Xem xét các yếu tố trong phân tích công việc của bạn, như mô tả công việc, tiêu chuẩn quy định, chính sách và thủ tục tổ chức công ty, kế hoạch và mục tiêu kinh doanh trong tương lai và tỷ lệ hài lòng của khách hàng.
Bất kể bạn sử dụng cách nào, hãy đảm bảo thu hút sự tham gia của những nhân viên thực hiện công việc, để bạn nắm bắt được những yêu cầu của mỗi công việc. Bạn có thể hiểu đầy đủ về một vị trí và nhiệm vụ của nó bằng cách thu thập ý kiến của nhân viên về điều mà khiến họ thành công trong vai trò của mình và vượt qua những thách thức mà họ phải đối mặt.
3. Tạo khuôn khổ
Trong giai đoạn này, bạn hãy nhóm các phát hiện về hành vi và kỹ năng của bộ phận thành một tập hợp các năng lực cho từng vai trò hoặc chức danh. Cân nhắc xây dựng khuôn khổ của bạn với những hành động sau:
- Sắp xếp các báo cáo. Nhóm các phát hiện hành vi và kỹ năng thành các danh mục để tinh chỉnh thêm. Hãy xem xét những kỹ năng như kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, ra quyết định, kỹ năng cơ bản và kỹ năng giao tiếp.
- Thêm và xem xét các nhóm con. Với cấu trúc cơ bản đã nêu, hãy xem lại và thêm các nhóm con cho từng danh mục. Ví dụ, các kỹ năng giữa các cá nhân có thể có một nhóm nhỏ các năng lực như hợp tác, sẵn sàng chấp nhận phản hồi, quản lý xung đột và kỹ năng lắng nghe.
- Tiết lộ các năng lực theo tên. Xác định và đặt tên cho các năng lực trong một danh mục cụ thể để nắm bắt tất cả các yếu tố của một vai trò hoặc vị trí cụ thể. Ví dụ: sự cộng tác và sẵn sàng chấp nhận phản hồi trong các kỹ năng giữa các cá nhân có thể liệt kê các năng lực có thể thực hiện như “Thực hiện đánh giá hiệu suất lao động hàng quý cho nhân viên, xếp hạng tiến bộ của nhân viên” hoặc “Liên tục tạo ra khách hàng tiềm năng với nhóm bán hàng để có các chiến dịch tiếp thị hiệu quả “
Dưới đây là một ví dụ về khung năng lực chung cho người quản lý nguồn nhân lực:
- Tuyển dụng và quản lý nhân tài
- Viết mô tả công việc và trách nhiệm vai trò cụ thể
- Xem xét các ứng dụng và hồ sơ ứng viên
- Tham gia phỏng vấn nhóm và cá nhân
- Xác định nhu cầu đào tạo
- Tạo và thực hiện các chính sách khiếu nại, các bước xử lý kỷ luật và quy trình quản lý nhân sự
- Đáp ứng tất cả các nghĩa vụ nhân sự hợp pháp
- Soạn thảo hợp đồng nhân viên
- Thiết lập thang lương, gói lương thưởng và quy trình tăng lương dựa trên thành tích
4. Phê duyệt hoặc sửa đổi nếu cần
Xem lại khung năng lực của bạn để thiết lập xem các hành vi được nêu ra có phù hợp và cần thiết để vai trò được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được hiệu suất công việc cao hay không. Bạn có thể sửa đổi năng lực nếu cần hoặc phê duyệt những năng lực như đã viết.
Cân nhắc liên quan đến những người ở vị trí hoặc vai trò mà bạn đang xây dựng khung năng lực. Một cuộc khảo sát cho phép nhân viên của bạn đánh giá xem năng lực được mô tả, viết hoặc phác thảo như thế nào có thể giúp bạn hoàn thiện nó hoặc đạt được sự đồng tình từ nhân viên.
5. Giao tiếp với các nhóm
Thông tin liên lạc là điều cần thiết để đảm bảo một tổ chức hoặc công ty biết về kế hoạch khung năng lực và dễ tiếp thu. Quản lý hiệu suất có thể đe dọa các nhóm, vì vậy hãy đảm bảo cho họ biết những gì bạn đang phát triển và lý do, cách tạo khung năng lực và cách nó sẽ được sử dụng. Bạn càng giao tiếp và chia sẻ trước, quá trình chuyển đổi và triển khai thường diễn ra suôn sẻ hơn. Cân nhắc việc tiếp cận khung năng lực như cách bạn làm với bất kỳ quy trình quản lý thay đổi nào. Hãy cởi mở và trung thực để giành được sự tin tưởng và tôn trọng của đồng nghiệp để đạt được kết quả cuối cùng tốt hơn.
6. Thực hiện khung năng lực
Sau khi bạn truyền đạt các kế hoạch của mình về khung năng lực, hãy chỉ định thời điểm nó có hiệu lực. Chia sẻ với các nhóm về cách bạn sẽ cập nhật nó trong tương lai và thủ tục sửa đổi nó với các thay đổi. Khi bạn triển khai khung năng lực của mình, hãy xem xét các mục tiêu sau:
- Cung cấp đào tạo và huấn luyện. Xem xét hoặc tạo ra một quy trình đào tạo và huấn luyện hỗ trợ cho nhân viên của bạn trong suốt quá trình thực hiện khung năng lực của bạn và trong tương lai. Bạn có thể làm điều này theo nhiều cách khác nhau, bao gồm thông qua đào tạo trực tuyến, giao tiếp hiệu quả, hỗ trợ lãnh đạo, thời gian gia hạn, thiết lập mục tiêu hoặc các chương trình phát triển nghề nghiệp.
- Khen ngợi và khen thưởng những năng lực trong nhóm của bạn. Xem xét các thông lệ và chính sách của công ty để đảm bảo bạn có phương pháp khen thưởng phù hợp hoặc thiết lập một phương pháp khen thưởng nếu nó còn thiếu sót. Nó có thể thúc đẩy tinh thần của nhân viên và tăng năng suất khi mọi người nhận được sự công nhận và khuyến khích vì đã hoàn thành tốt công việc.
- Giữ cho khuôn mẫu đơn giản. Khung năng lực đơn giản và dễ hiểu giúp đảm bảo tài liệu hữu ích cho nhóm của bạn và thúc đẩy động lực cũng như năng suất. Nếu các phần trong khung năng lực của bạn yêu cầu thêm chi tiết, hãy đảm bảo bạn giải thích cặn kẽ để các nhóm hiểu rõ điều đó.
- Kết nối khuôn mẫu với các mục tiêu của công ty. Thường xuyên liên kết năng lực của cá nhân và nhóm với các mục tiêu của tổ chức và giá trị của công ty để cho thấy mỗi nhân viên đóng góp như thế nào vào thành công chung của doanh nghiệp bạn. Nó có thể giúp tạo ra sự nhiệt tình, năng suất, sự hài lòng của nhân viên và tỷ lệ duy trì khi mọi người cảm thấy được đánh giá cao trong công việc họ làm.
Kết luận
Khung năng lực đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ của EOD VietNam trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng được một bộ khung để dánh giá nguồn năng lực một cách hiệu quả nhất.