Vào lúc 20h00 ngày 12/11/2021, Hội thảo trực tuyến “Agile structure – Tổ chức linh hoạt trong thế giới VUCA” đã diễn ra thành công tốt đẹp. Với mong muốn mang đến những kiến thức cập nhật về Tổ chức linh hoạt và chia sẻ kinh nghiệm thực chiến tại các doanh nghiệp, EOD Việt Nam đã xây dựng chương trình đào tạo hoàn toàn miễn phí cho Cộng đồng nhân sự và nhận được sự quan tâm của đông đảo mọi người.
Chương trình có sự tham dự của gần 100 khách mời đại diện khối nhân sự đến từ các Doanh nghiệp trên cả nước. Dưới sự dẫn dắt bởi chuyên gia HR hàng đầu Việt Nam Ms. Phạm Thu Hiền, chúng ta đã được lắng nghe và chia sẻ nhiều kiến thức bổ ích về chủ đề Agile structure. Với hơn 18 năm kinh nghiệm quản trị chiến lược nhân sự, phát triển lãnh đạo, quản trị rủi ro, thiết kế và phát triển tổ chức; cùng kinh nghiệm thực chiến đa dạng tại các tập đoàn đa quốc gia và doanh nghiệp Việt Nam như Unilever Vietnam, PepsiCo Vietnam, GlaxoSmithKline, Ariston Thermos Vietnam, Tập đoàn Masan, Tập đoàn TH, Ms. Hiền đã thiết kế nội dung đào tạo với những kiến thức chuyên ngành đa dạng cùng bài học thực tế đắt gía về mô hình tổ chức linh hoạt – giải pháp phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong thế giới VUCA.
Trong những năm gần đây, khái niệm về “Thế giới VUCA” đã dần quen thuộc với chúng ta, đặc biệt khi đại dịch COVID bùng phát thì nó trở nên rõ nét hơn bao giờ hết. VUCA là viết tắt của những chữ cái đầu của những thách thức hiện hữu mà chúng ta cần sớm tìm lời giải đáp:
- V – Volatility – Không ổn định – Nền kinh tế năng động và tự nhiên và sự thay đổi nguồn lực cũng như chất xúc tác của nền kinh tế. Trong một thế giới nhiều biến động, các giai đoạn ổn định dường như đã trở thành dĩ vãng. Thay vào đó, chúng ta có nhiều bất ổn hơn, biến động lớn hơn và thường thay đổi rất nhanh và bất ngờ. Không có gì ngạc nhiên khi nhiều người coi thay đổi là hằng số duy nhất và các chuyên gia nhân sự nhận thấy mình phải ‘liên tục sắp xếp lại các tổ chức lại’ khi tổ chức của họ nỗ lực đáp ứng.
- U – Uncerturance – Không chắc chắn – Với quá nhiều biến động, không chỉ tương lai khó có thể giống quá khứ mà hiện tại cũng thường rất khác. Thông tin không đầy đủ vì nó đang thay đổi và có quá nhiều điều xảy ra để biết tất cả. Sự gia tăng mức độ không chắc chắn đó khiến việc tìm hiểu điều gì đang xảy ra ngày hôm nay trở nên khó khăn hơn nhiều, chưa nói đến việc cố gắng hiểu hình thức tổ chức và khả năng nào có thể quan trọng trong tương lai.
- C – Complexity – Phức tạp – Sự không chắc chắn vẫn còn được khuếch đại thêm bởi sự phức tạp. Công nghệ dễ dàng kết nối với mọi người ở xa và rộng đã tạo ra nhiều sự phụ thuộc lẫn nhau và các vòng phản hồi hơn bao giờ hết. Trong các mạng phức tạp và nhiều lớp đó, các hành động có thể gây ra những hậu quả không mong muốn mà không thể lường trước được. Rủi ro đối với các tổ chức thiết kế đó là: thay đổi một thứ và bạn có thể thay đổi mọi thứ!
- A – Ambiguity – Mơ hồ – Những ẩn số không xác định có rất nhiều trong các môi trường phức tạp, không chắc chắn và dễ bay hơi, và do đó, sự mơ hồ ngày càng tăng. Ở những nơi không có tiền lệ, việc đạt được sự rõ ràng và thống nhất về ý nghĩa và tầm quan trọng của các sự kiện trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Đi kèm với đó là sự nghi ngờ và do dự, khiến cho quán tính dễ dàng nắm giữ. Do đó, trong một môi trường rất mơ hồ, có thể khó đi đến các quyết định về chiến lược thiết kế tổ chức.
Theo khảo sát và đánh giá từ VCCI, do ảnh hưởng của dịch COVID-19 các doanh nghiệp đang phải đối diện với nhiều khó khăn trong vận hành sản xuất, kinh doanh. Điều đó sẽ khiến các công ty phải thay đổi thiết kế công việc mạnh mẽ, các đơn vị thường đặt ra câu hỏi mà thiếu lời giải đáp rõ ràng về việc tái cấu trúc công ty để phù hợp với thế giới VUCA hiện tại, và Agile structure- Tổ chức linh hoạt là lời giải xác đáng nhất đã được các chuyên gia Nhân sự nhận định và đánh giá cao.
Bắt đầu từ giới làm phần mềm, thuật ngữ linh hoạt (agile) ban đầu đề cập đến cách thức làm ra phần mềm đến tay người dùng nhanh nhất có thể, sau đó được biến chuyển thành một hình thức quản lý dự án, và gần đây trở thành dạng thức quản lý tổ chức tân tiến, hiệu quả. Khác với một cơ cấu tổ chức truyền thống, mệnh lệnh đưa từ trên xuống, quyền lực tập trung, tổ chức áp dụng Agile là mạng lưới các nhóm công tác biết học hỏi và ra quyết định nhanh chóng có năng lực thích nghi và khả năng “ra sản phẩm cuối cùng” sẽ liên tục được cải thiện. Cách thức tổ chức hoạt động này làm cho doanh nghiệp có khả năng thay đổi chiến lược linh hoạt theo thị trường, tối ưu hóa nguồn lực, vừa đảm bảo được tốc độ vừa có cả sự ổn định. Do đó, nó có thể được xem là một lợi thế cạnh tranh mới ngay từ bên trong của doanh nghiệp.
Vậy tổ chức linh hoạt là gì? Các cấu phần nó bao gồm những gì và vận hành ra sao? Tất cả các câu hỏi trên đã được chuyên gia nhân sự EOD giải đáp tại hội thảo.
Chia sẻ về các thách thức của tổ chức/ thiết kế tổ chức trong thế giới VUCA, Ms. Hiền nhận định:“Tính xung kích của tổ chức là một hành động khó khăn trong việc cân bằng hai phẩm chất hoàn toàn trái ngược nhau của tổ chức đó là khả năng thích ứng và khả năng liên kết. Khả năng thích ứng là tập trung vào tương lai, đây là khả năng đáp ứng với sự thay đổi, nhanh nhẹn và cầu tiến. Khả năng liên kết là tối đa hóa hiện tại, tận dụng các ý tưởng hiện có, khai thác thị trường. Tổ chức hòa giải thành công cả hai sẽ được thưởng bằng một lợi thế cạnh tranh đáng kể. Để có thể giúp tổ chức vượt qua các thách thức đặt ra trong thời đại này, chúng ta sẽ nhìn vào sự thay đổi tương ứng của tổ chức ở trang thái thái cũ và mới thông qua sự hỗ trợ từ công cụ Responsive org manifesto.
Và “linh hoạt” trong tổ chức là khả năng tổng thể của một tổ chức để đáp ứng và tận dụng những thay đổi do người điều khiển khởi xướng trong môi trường bên trong và bên ngoài. Nó bao gồm khả năng xác định các thay đổi liên quan và phản ứng một cách chủ động, hiệu quả và sử dụng đúng nhân sự dựa trên năng lực chứ không phải tình trạng thứ bậc. Ngoài ra, nó bao gồm khả năng thực hiện các cấu trúc và quy trình linh hoạt phù hợp với các nhiệm vụ trước mắt và sử dụng các nguồn lực thích hợp trong thời gian ngắn nhất có thể.
Tổ chức linh hoạt là khả năng của một công ty tự làm mới mình, thay đổi nhanh chóng, thích nghi và thành công trong một môi trường thị trường đầy biến động, mơ hồ và thay đổi nhanh chóng. Khi chúng ta có thể xây dựng được một tổ chức linh hoạt sẽ mang lại rất nhiều lợi ích lớn lao cho Doanh nghiệp, bao gồm: Thời gian tiếp thị nhanh hơn, Tăng lòng trung thành, Sử dụng hiệu quả các nguồn lực, Dẫn đầu thị trường và mức độ phù hợp, Tăng khả năng thu hút và giữ chân khách hàng, Quyết định nhanh hơn, Phí bảo hiểm rủi ro thấp hơn, Giảm chi phí hoạt động, Tăng năng suất…”
Nếu như các tổ chức truyền thống thường tĩnh, không hoạt động và bao gồm một cấu trúc phân cấp cứng nhắc, quan liêu trong đó quyền kiểm soát và các quyết định được thực hiện từ trên xuống, thì các tổ chức Agile được thực thi nhanh chóng, trao quyền cho nhóm của họ hoạt động nhanh nhẹn, có chu kỳ quyết định ngắn gọn, dựa trên mục đích chung là tạo ra giá trị cho cổ đông. Các tổ chức Agile rất năng động và nắm bắt sự thay đổi lớn trong tư duy của nhân viên. Họ phát triển năng lực năng động để điều chỉnh nhanh chóng trước bất kỳ thách thức và cơ hội nào. Chúng ta có thể thấy được giá trị thực tiễn và tác động tích cực của tổ chức linh hoạt, tuy nhiên để thực hiện được nó cũng là một bài toán khó cho Doanh nghiệp, đòi hỏi sự đầu tư và tập trung xây dựng.
Phân tích về 5 yếu tố cấu thành của một tổ chức linh hoạt, Ms. Hiền chia sẻ: “Đã là “Tổ chức linh hoạt” thì rất khó có thể áp đặt một quy chuẩn chung cho tất cả các doanh nghiệp. Mỗi lĩnh vực, mỗi tổ chức cần tự tìm hiểu và xây dựng tái cấu trúc dựa trên nền tảng sẵn có của mình mới có thể vận hành một cách nhanh chóng và hiệu quả dựa trên 5 yếu tố sau:
- Chiến lược: Sao bắc đẩu hiện trên toàn tổ chức – Các tổ chức Agile thiết lập một mục đích và tầm nhìn chung. Họ có thể nắm bắt cơ hội thực sự, phân bổ nguồn lực linh hoạt và nhanh chóng, đồng thời đưa ra hướng dẫn chiến lược rõ ràng.
- Mô hình tổ chức: Mạng lưới các nhóm được trao quyền – Các công ty Agile có cấu trúc phẳng, vai trò và trách nhiệm rõ ràng, hệ thống quản trị thực hành trao quyền cho các nhóm và thúc đẩy văn hóa cởi mở
- Quy trình: Các chu kỳ học tập và quyết định nhanh chóng – Các công ty Agile tập trung vào việc thử nghiệm nhanh chóng với các cách thức làm việc được tiêu chuẩn hóa, có khả năng truy cập thông tin dễ dàng và có định hướng về hiệu suất
- Con người: Mẫu người năng động khơi dậy đam mê – Các công ty nhanh nhẹn trao quyền cho nhân viên của họ để thúc đẩy động lực kinh doanh trong họ, nơi lãnh đạo phục vụ mọi người để tạo ra một cộng đồng gắn kết
- Công nghệ: Các công ty Agile có kiến trúc và hệ thống công nghệ đang phát triển. Họ liên tục áp dụng các phương pháp phát triển và phân phối công nghệ thế hệ tiếp theo
Để thực hiện những trụ cột này, một tổ chức cần tạo ra sự thay đổi lớn trong tư duy của mọi người và Cấu trúc thích ứng – mô hình REFLECT là một giải pháp khá hiệu quả. Trong Tổ chức linh hoạt thì mô hình tổ chức là quan trọng nhất, nền tảng này thúc đẩy sự thay đổi tư duy chiến lược từ “mọi người cần được định hướng và quản lý, nếu không họ sẽ không biết phải làm gì và họ sẽ chỉ lo cho bản thân dẫn đến hỗn loạn” sang “khi được giao trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, mọi người sẽ tương tác cao, sẽ quan tâm lẫn nhau, sẽ tìm ra các giải pháp khéo léo và sẽ mang lại kết quả đặc biệt.” Nền tảng thứ hai của các tổ chức linh hoạt liên quan đến một biểu đồ cơ quan cấp cao nhất ổn định, nhưng hoán đổi phần còn lại của hệ thống phân cấp với một mạng lưới các nhóm linh hoạt để tổ chức các nỗ lực bằng cách cân bằng giữa tự do cá nhân với sự phối hợp được chia sẻ. Để tạo ra các tổ chức linh hoạt, các nhà lãnh đạo cần xác định, thiết kế, tạo và duy trì mạng lưới con người (kinh doanh và xã hội). Các tổ chức Agile có mạng lưới các nhóm được trao quyền làm việc với mức độ thống nhất cao, trách nhiệm, kỹ năng, rõ ràng và làm việc theo nhóm. Các công ty này phải cung cấp một môi trường an toàn để các nhóm hoạt động hiệu quả.”
Thực hiện một cơ cấu tổ chức phẳng, được xác định rõ ràng sẽ hỗ trợ trong việc tạo ra giá trị Doanh nghiệp. Tổ chức thường được tập hợp lại bằng các nhóm có chung một sứ mệnh, có số lượng nhân viên đủ lớn để duy trì mối quan hệ và cộng tác. Các đội trong một nhóm có thể được chia tỷ lệ để đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Các công ty Agile đảm bảo trách nhiệm và vai trò rõ ràng để mọi người hợp tác trong toàn tổ chức để hoàn thành công việc, thay vì mất thời gian và năng lượng do các vai trò hoặc phê duyệt không rõ ràng hoặc trùng lặp. Họ chủ động giải quyết bất kỳ sự mơ hồ nào về vai trò và coi vai trò và con người như những thực thể riêng biệt.
Một công ty linh hoạt khuyến khích quản trị chủ động trong đó quản lý hiệu suất và quyền quyết định được đẩy đến giới hạn. Các quyết định được đưa ra càng gần các nhóm liên quan càng tốt trong các diễn đàn phối hợp và hiệu quả cao, điều này giúp các nhà lãnh đạo tập trung hơn vào thiết kế hệ thống, đồng thời cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các nhóm được trao quyền. Các công ty Agile phát triển các phòng ban để phục vụ như một cộng đồng mạnh mẽ về kiến thức và thực hành, thu hút và huấn luyện nhân tài, chia sẻ bí quyết và kinh nghiệm, đồng thời cung cấp sự ổn định và liên tục ngay cả khi nhân viên xáo trộn giữa các nhóm điều hành khác nhau. Thúc đẩy các phòng ban trở thành những nhóm kiến thức và thực hành lành mạnh và là “ngôi nhà” chuyên nghiệp cho mọi người giúp hỗ trợ hoạt động kinh doanh liên tục.
Trong các công ty Agile, nhân viên làm việc với các bên liên quan và đối tác trong các ngành hiện có và bổ sung để phát triển các dịch vụ mới. Các công ty Agile thúc đẩy các mối quan hệ đối tác tích cực và một môi trường để củng cố các mạng nội bộ và hình thành các mối liên kết sâu với các mạng bên ngoài (ví dụ: học giả, các tổ chức chính phủ và ngành công nghiệp) để tiếp cận những tài năng và niềm tin tốt nhất, tạo ra những hiểu biết sâu sắc và đồng -tạo ra các sản phẩm và giải pháp mới.
Các tổ chức Agile thiết kế và xây dựng môi trường mở để trao quyền cho mọi người thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Những môi trường này thúc đẩy sự rõ ràng, trao đổi ý tưởng, hợp tác và làm việc theo nhóm trong toàn tổ chức. Các khối xây dựng chính của tổ chức linh hoạt là các tế bào hoạt động phù hợp với mục đích. So với mô hình máy, các ô hiệu suất mang lại quyền tự chủ, trách nhiệm giải trình, tính linh hoạt cao hơn, được triển khai nhanh chóng và tập trung hơn vào việc tạo ra giá trị và kết quả hiệu suất. Họ tạo thành các nhóm làm việc trên một nhiệm vụ chung hoặc mạng lưới các cá nhân làm việc riêng biệt, nhưng theo cách có tổ chức. Các nhóm đa chức năng và tự quản là một số ví dụ về các tế bào hoạt động nhanh nhẹn.
Các năng lực Doanh nghiệp cần có để có thể vận dụng Tổ chức linh hoạt hiệu quả bao gồm:
- HIỆU SUẤT là hiệu quả và hiệu lực của doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu của mình thông qua việc sử dụng các nguồn lực một cách thông minh và có chiến lược. Điều này bao gồm một mạng lưới chặt chẽ hơn giữa các nhân viên- vượt qua ranh giới phòng ban và bộ phận- giúp tăng năng suất của nhóm.
- TỐC ĐỘ là khả năng hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn nhất có thể. Các tổ chức cần cắt giảm thời gian phản ứng, ví dụ: để ứng với sự thay đổi của điều kiện thị trường, nhu cầu của khách hàng hoặc vòng đời công nghệ.
- KHẢ NĂNG LINH HOẠT VÀ PHÙ HỢP đề cập đến khả năng của một tổ chức trong việc điều chỉnh các cấu trúc và quy trình của mình nhằm đạt được sự linh hoạt hơn trong việc sử dụng các nguồn lực. Nhân viên cần mức độ tự do cao hơn trong công việc của họ, điều này đòi hỏi sự phối hợp nhiều hơn trong nhóm.
- ỨNG PHÓ là khả năng xác định các thay đổi, để phản hồi chúng nhanh chóng và phục hồi sau mọi vấn đề không lường trước được. Các điều kiện thay đổi có thể là đối thủ cạnh tranh mới hoặc khuôn khổ pháp lý. Ngoài các thay đổi, các ưu tiên thay đổi cũng phải được quản lý.
Trên đây là những nội dung chính của chương trình Hội thảo trực tuyến “Agile structure – Tổ chức linh hoạt trong thế giới VUCA”do chuyên gia Nhân sự Ms. Phạm Thu Hiền xây dựng và đào tạo. Bên cạnh những kiến thức chuyên ngành đa dạng và bổ ích, chương trình còn hấp dẫn với phần hỏi đáp đến từ khách mời. EOD Việt Nam hi vọng những câu trả lời của chuyên gia đã phần nào hỗ trợ Doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về Tổ chức linh hoạt và sẵn sàng áp dụng để phát triển thích ứng với nền kinh tế trong thế giới VUCA.
Một lần nữa, EOD Việt Nam xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả khách mời tại chương trình. Sự hiện diện của anh chị chính là động lực để Ban tổ chức xây dựng những hoạt động cộng đồng bổ ích, đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt phát triển, phồn vinh.
Thân chào và hẹn gặp lại trong những chương trình tiếp theo!