Khái quát về OKRs và KPIs
Trước khi mang ra “cân đo đong đếm”, điều đầu tiên bạn cần làm chính là hiểu được rõ khái niệm OKRs và KPIs là gì.
OKRs là gì?
OKRs là từ viết tắt của “Objective and Key Results” hay “Mục tiêu và kết quả chính”.
OKRs là một phương pháp quản trị bằng Mục tiêu (Objective) và các Kết quả chính (Key Results) được Google và nhiều doanh nghiệp hàng đầu sử dụng. Nó là một công cụ đơn giản để tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.
- Mục tiêu – Objectives (O):Nơi mà bạn muốn đến.
- Các kết quả chính – Key results (KRs):Những kết quả cho biết bạn đã đến nơi.
KPIs là gì?
KPIs là viết tắt của “Key Performance Indicator” hay “Chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu”.
Một KPIs là một giá trị có thể đo lường được để chứng minh mức độ hiệu quả của công ty đang đạt được các mục tiêu kinh doanh chính. Các tổ chức sử dụng KPIs ở nhiều cấp độ để đánh giá mức độ thành công của họ trong việc đạt được mục tiêu.
KPIs cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPIs cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự, hỗ trợ và những người khác.
So sánh KPIs và OKRs
Điểm giống nhau
- Cả OKRs và KPIs đều có thể được sử dụng linh hoạt ởcả công ty lớn và nhỏ để giúp họ tiến tới mục tiêu và tầm nhìn đã đặt ra.
- KPIs & OKRs đều tác động tích cực đến năng suất của công ty.
- KPIs và OKRs cùng phải cụ thể và định lượngđược (bao gồm con số).
Điểm khác nhau cơ bản giữa KPIs và OKRs
Sự khác nhau giữa OKRs và KPI đầu tiên phải kể đến: OKRs đánh giá sự tiến bộ và nỗ lực của nhân viên, còn KPIs sẽ tập trung vào đánh giá hiệu suất làm việc của người nhân viên đó.
Nếu một giám đốc nhìn vào hệ thống KPIs và thấy các chỉ số vẫn đang ổn điều đó có nghĩa doanh nghiệp đang hoạt động ổn định, giám đốc có thể yên tâm vào tình trạng của công ty. Nhưng nếu hệ thống OKRs cho thấy chỉ số của các quý đều bằng nhau thì người giám đốc sẽ đưa ra nhận định rằng doanh nghiệp của mình sẽ còn có thể tiến bộ hơn nữa mà không nên đi đều như vậy.
KPIs cho thấy kết quả hiện tại doanh nghiệp có tốt hay không, OKRs đặt ra những mục tiêu khó khăn hơn, cao lớn hơn, và tập hợp toàn bộ sức mạnh của công ty để chính phục những mục tiêu đó.
Điểm khác biệt thứ hai đó là: KPIs thường bám sát vào lý thuyết của MBO truyền thống đó là giao việc theo kiểu “Thác đổ” phân tầng từ trên xuống dưới. Còn đối với hệ thống OKRs, mục tiêu sẽ được thiết lập theo 3 chiều (từ trên xuống, dưới lên, chéo sang).
Khi áp dụng OKRs, các KRs tương đối giống KPIs, với các công ty đang sử dụng hệ thống KPIs các bạn rất dễ để chuyển sang OKRs. KPIs và Key Results đều là những chỉ số quan trọng, tuy nhiên Key Results là những kết quả, giá trị cần đạt được còn KPIs là những con số thước đo.
Tính chất cốt lõi của OKRs và KPIs là khác nhau. Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều chỉ số KPIs chúng ta cần theo dõi đồng thời. Còn tư tưởng của OKRs đó là trong mỗi chu kỳ chúng ta.
Có thể kết hợp KPIs và OKRs không?
Quản lý một doanh nghiệp có nghĩa là đo lường những thứ phù hợp chứ không phải đo lường tất cả mọi thứ, vì thế bạn cần có KPIs. Nhưng làm thế nào để nhóm của bạn hiểu những gì họ cần làm? Làm thế nào để bạn sắp xếp nhiệm vụ của mỗi người hướng đến tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp? – Lúc này bạn cần có OKRs.
Bằng cách sử dụng OKRs, khi bạn làm việc với các nhóm của mình để thiết lập các mục tiêu bạn cung cấp cho họ các công cụ để hiểu những gì họ cần đạt được và sau đó họ sẽ quyết định cách thức thực hiện.
OKRs không phải là theo dõi mọi thứ bạn làm, nhưng nó không phải là tập trung vào một thứ và bỏ mọi thứ khác. Để thiết lập OKRs tốt, bạn nên đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp và xác định những khía cạnh mà sự thay đổi trong hiệu suất sẽ có tác động lớn nhất, trong khi giữ cho các yếu tố khác ở trạng thái ổn định bằng việc theo dõi các chỉ số KPIs.
Vì vậy, chúng ta cần đo lường những điều phù hợp và đặt mục tiêu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp, tuy nhiên các nhóm sẽ được thực hiện việc thiết lập mục tiêu theo đa chiều (trên xuống, dưới lên và chéo sang) để tất cả kết hợp với nhau.
Thay vì nghĩ lựa chọn giữa OKRs hay KPIs thì bây giờ sẽ là kết hợp giữa OKRs và KPIs.
Lưu ý khi kết hợp OKRs vs KPIs
KPIs đo lường toàn bộ chỉ số trong doanh nghiệp nhưng tại một thời điểm sẽ luôn có những KPIs quan trọng hơn những chỉ số còn lại. Những KPIs quan trọng đó sẽ được chú ý nhiều hơn, và được tập hợp nhiều nguồn lực hơn. Khi đó những chỉ số KPIs quan trọng đó chính là các Key Results của OKRs.
KPIs có xu hướng ít thay đổi theo các quý, nhưng chắc chắn rằng những ưu tiên của bạn sẽ thay đổi từ quý này sang quý tiếp theo. OKRs có tính thích ứng và có thể thay đổi để giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng trong thời điểm cụ thể.
Trong quá trình chuyển đổi giữa KPIs và OKRs chúng ta sẽ nhìn thấy rất nhiều chỉ số của KPIs chuyển dần vào OKRs. Sau một vài quý khi doanh nghiệp đã thực hành quen với OKRs, toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp được thống nhất để thực hiện những mục tiêu quan trọng. Hầu hết các chỉ số KPIs quan trọng sẽ được nhúng vào hệ thống OKRs, khi đó doanh nghiệp sẽ không cần phải theo dõi những chỉ số khác nữa.
Trong quá trình theo dõi, thực hiện OKRs, nếu có KPIs nào đó không nằm trong OKRs nhưng có chuyển biến xấu, có khả năng làm hỏng Mục tiêu, chúng có thể được đưa ngay vào thành các KRs. Đôi khi một số những chỉ số KPIs bình thường trong một thời điểm cũng có thể trở thành Key Result thực hiện mục tiêu quan trọng của công ty.
OKRs và KPIs hoàn toàn có thể đồng thời được áp dụng trong doanh nghiệp, với 2 mục đích hoàn toàn khác nhau nhưng có tính chất hỗ trợ nhau.
▶︎ KPIs nên được sử dụng khi công ty của bạn đã tương đối đi vào khuôn khổ, bài bản với chiến lược, mô tả công việc cụ thể, với hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ.
Khi áp dụng KPIs cũng cần xem xét trình độ, năng lực của các cấp quản lý và nhân viên đã đủ đáp ứng chưa. Nhân viên của bạn có sẵn sàng tự giác thực hiện theo KPIs đã đề ra? Khi chưa đủ chất lượng nhân lực mà áp dụng ngay KPIs có thể dẫn đến việc phản kháng, đối phó của nhân viên.
▶︎ Với OKRs, bạn nên xem xét áp dụng khi mong muốn đưa công ty của mình hướng tới những mục tiêu khát vọng, đầy cảm hứng.
OKRs với mục tiêu và các kết quả chính có thể rất khó khăn và việc bạn chỉ hoàn thành 60 – 70% một mục tiêu nào đó cũng có thể coi là thành công.
Tuy nhiên, tiệm cận được một mục tiêu táo bạo, đầy tham vọng thì vẫn đáng tự hào hơn so với việc hoàn thành 100% một mục tiêu bình thường, không cần nỗ lực hoặc thay đổi nhiều.
OKRs vs KPIs – tuy hai mà một. KPIs giúp theo dõi hiệu suất và xác định các vấn đề để cải thiện; OKRs giúp giải quyết vấn đề, cải thiện quy trình và thúc đẩy đổi mới. Tuỳ vào tình hình thực tế phát triển của công ty mà ban lãnh đạo có thể lựa chọn một giải pháp quản trị sao cho phù hợp nhất.
Hy vọng bài viết trên có thể gửi tới Anh/chị những kiến thức về ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp.
Tham khảo thêm các chương trình đào tạo của EOD Việt Nam tại: http://www.eodvietnam.com/