KPI là gì?
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Ngày nay, hệ thống KPIs là một công cụ hỗ trợ đánh giá và đo lường hiệu suất công việc được doanh nghiệp sử dụng phổ biến. KPI được cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam và toàn thế giới tin cậy sử dụng.
Thường có 3 mục đích xây dựng KPIs:
- Đảm bảo vị trí công việc: giúp bảo đảm nhân sự làm đúng việc, chức danh và khối lượng như yêu cầu;
- Đo lường: đo lường kết quả cụ thể thông qua các chỉ số KPI định lượng để thẩm định và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự;
- Minh bạch đánh giá: KPI còn được sử dụng để gia tăng tính minh bạch hóa của quá trình đánh giá, xét duyệt khen thưởng theo thành tích nhân viên, từ đó tránh những xung đột không cần thiết, vấn đề liên quan đến thiên vị hay bất công trong doanh nghiệp.
Các tiêu chí gọi chung là SMART để có thể xây dựng những KPI thực sự hiệu quả. SMART là viết tắt của năm tiêu chí con sử dụng trong đánh giá KPI bao gồm:
- S – Specific: Cụ thể;
- M – Measurable: Có thể đo lường;
- A – Achievable: Có thể đạt được;
- R – Realistic: Thực tế;
- T – Time: Có thời hạn cụ thể.
Năm tiêu chí này chỉ mang tính tham khảo chứ không bắt buộc. Tuy nhiên, theo các chuyên gia tư vấn KPIs, trong thực tế đa phần doanh nghiệp sử dụng tiêu chí SMART để có được hiệu quả cao trong xây dựng KPI.
Vai trò của KPIs ( Key Performance Indicators)
Với doanh nghiệp:
- Theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp
- Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
- Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng
Với nhân viên:
- Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
- Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
- Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời
Dù vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng và sử dụng hiệu quả hệ thống KPI. Theo các chuyên gia tư vấn KPI, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại này. Hãy tìm hiểu những ưu nhược điểm của quá trình xây dựng KPI. Đó là nền tảng giúp doanh nghiệp bạn xây dựng thành công một hệ thống KPI với mức độ tin cậy cao.
Khi áp dụng tiêu chuẩn KPI vào trong tổ chức sẽ bao gồm những ưu – nhược điểm mà nhà quản trị kịp thời nắm được để kịp thời đổi mới hoặc xây dựng một cách phù hợp.
Ưu điểm
- KPI mang lại cái nhìn nhanh chóng về một mục tiêu cụ thể trong một dự án hay hoạt động của doanh nghiệp.
- KPI thường dưới định dạng con số cụ thể, định lượng, đi kèm dữ liệu, do đó giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu và quyết định định hướng hành động.
- KPI giúp thành tích của cá nhân hoặc tập thể trở nên trực quan. Theo đó, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng triển khai những chương trình khen thưởng, tuyên dương, để động viên, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
- KPI trở thành những mục tiêu SMART, giúp tập thể có các “đích đến” chung để có thể phấn đấu, tránh các mâu thuẫn và sự thiếu nhất quán trong quá trình triển khai công việc.
Nhược điểm
- Khi triển khai xây dựng, do nhiều lý do, các chỉ số KPI không đáp ứng tiêu chí SMART có thể sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
- KPI nếu được xác định rõ ràng, cụ thể và hợp lý sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực, có thể là tâm lý hoang mang hoặc chán nản ở nhân viên. Tình trạng này dễ dàng dẫn đến hệ quả thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp.
- KPI mơ hồ, không có tính đo lường sẽ khiến nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình thực hiện.
- KPI xây dựng thiếu chính xác, quá “lạc quan” sẽ trở thành những chỉ số vượt vượt quá tầm với, thiếu thực tế. Theo đó, nhân viên sẽ rơi vào tình trạng chán nản và mất động lực vì sau thời gian nỗ lực thực hiện hết mình vẫn không thể đạt được KPI. Đây là một tình trạng nguy hiểm, dễ dàng dẫn tới nguy cơ đánh mất nguồn lực con người quý giá trong doanh nghiệp.
- KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng dẫn tới các rủi ro. Khi không quy định thời hạn hoàn thành, đích đến thời gian sẽ bị để mở. Mơ hồ trong thời đoạn và đích đến thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản và giảm tinh thần làm việc của nhân viên.
- KPI phải thay đổi linh hoạt theo những mục tiêu của doanh nghiệp. KPI không thể đứng im qua những thời đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, có xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi tầm tay của nguồn lực nhân sự.
Như đã thấy, hệ thống KPI có những đặc điểm về mục đích, quy trình và ưu nhược điểm rất độc đáo. Vì thế, doanh nghiệp khi sử dụng phải thực sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai xây dựng hệ thống KPI thích hợp.
Dù xây dựng và triển khai KPI không dễ dàng, sử dụng hệ thống KPI trong đánh giá năng lực và đặt mục tiêu công việc phần nào giúp giải quyết bài toán nhân sự đầy căng thẳng ở bất kỳ tổ chức nào, dù lớn hay nhỏ.
EOD Việt Nam sẽ liên tục cập nhật những kiến thức về Quản trị nhân sự trong những bài viết tiếp theo.
Cảm ơn sự đón đọc và chia sẻ của anh/ chị!