Kế hoạch xác định “nhân sự kế thừa”đề cập đến một chiến lược kinh doanh mà các công ty sử dụng để chuyển vai trò lãnh đạo cho một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên khác. Lập kế hoạch kế nhiệm đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động liên tục trơn tru và không bị gián đoạn, sau khi những người quan trọng chuyển sang cơ hội mới, nghỉ hưu hoặc qua đời. Lập kế hoạch kế nhiệm cũng là một cách tốt để các công ty đảm bảo rằng họ chuẩn bị đầy đủ để thăng chức và thăng tiến cho tất cả nhân viên — không chỉ những người ở cấp quản lý hoặc điều hành.
1. Kế hoạch xác định Nhân sự Kế Thừa là gì?
Lập kế hoạch xác định “ nhân sự kế thừa” là hoạt động tiếp cận có hệ thống – nhằm xác định, lựa chọn và lên chiến lược phát triển những nhân viên chủ chốt và tài năng, để họ có thể đảm nhận những vai trò quan trọng và hỗ trợ sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo rằng những cá nhân có kỹ năng và trung thành sẽ được đảm nhận các vai trò lãnh đạo chính.
Khi môi trường kinh doanh ngày càng trở nên cạnh tranh, vai trò của nhà lãnh đạo cũng đồng thời trở thành đề tài không thể thiếu trong chiến lược chung. Tuy nhiên, phần lớn người lao động lại không được trang bị đầy đủ các kỹ năng và phẩm chất cần thiết để đảm nhận những vị trí này. Việc ứng dụng các công cụ quản lý kế thừa là cơ sở để giải quyết vấn đề này.
2. Vì sao cần kế hoạch xác định “Nhân sự kế thừa”
- Lập kế hoạch kế nhiệm là một chiến lược kinh doanh để chuyển giao vai trò lãnh đạo cho một hoặc nhiều nhân viên khác.
- Chiến lược được sử dụng để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động trơn tru sau khi nhân viên nghỉ hưu và rời khỏi công ty.
- Lập kế hoạch kế nhiệm liên quan đến việc đào tạo chéo nhân viên để giúp họ phát triển kỹ năng, kiến thức và hiểu biết về doanh nghiệp.
- Các kế hoạch có thể là dài hạn, nhằm tính đến những thay đổi trong tương lai hoặc cho những trường hợp khẩn cấp bất cứ khi nào phát sinh bất cứ điều gì bất ngờ.
- Thông qua lập kế hoạch kế nhiệm, doanh nghiệp sẽ xác định được những việc cần làm để quản trị hiệu suất và duy trì hoạt động liên tục – giảm thiểu tình trạng “gián đoạn” công việc trong quá trình chuyển đổi nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, người lao động cũng sẽ được trang bị hành trang cần thiết để đảm đương các vị trí lãnh đạo.
3. Lợi ích của việc lập kế hoạch xác định “Nhân sự kế thừa”
Có một số lợi thế cho cả lãnh đạo và người lao động khi có một kế hoạch nhân sự kế thừa:
- Nhân viên biết rằng họ có cơ hội thăng tiến ,điều này có thể dẫn đến việc được trao quyền nhiều hơn và sự hài lòng trong công việc cao hơn.
- Nhân viên biết kế hoạch cho các cơ hội trong tương lai củng cố sự phát triển nghề nghiệp của họ.
- Cam kết của ban lãnh đạo đối với việc lập kế hoạch kế nhiệm có nghĩa là người quản lí sẽ hướng dẫn nhân viên chuyển giao kiến thức và chuyên môn.
- Ban lãnh đạo theo dõi tốt hơn giá trị của nhân viên để có thể sắp xếp vị trí phù hợp trong nội bộ khi có cơ hội.
- Lãnh đạo và nhân viên có khả năng chia sẻ tốt hơn về các giá trị và tầm nhìn của công ty.
- Một thế hệ lãnh đạo mới là cần thiết khi có một cuộc “di cư ồ ạt”của những người đến độ tuổi nghỉ hưu.
Lập kế hoạch xác định “nhân sự kế thừa” cũng là một cách có thể nuôi dưỡng một thế hệ lãnh đạo mới, từ đó cung cấp chiến lược rút lui cho các chủ doanh nghiệp muốn bán cổ phần của họ.
4. Một số sai lầm phổ biến mà các công ty mắc phải khi lập kế hoạch xác định “Nhân sự kế thừa”?
Lập kế hoạch xác định “nhân sự kế thừa” đòi hỏi phải tổ chức cẩn thận và có kế hoạch tỉ mỉ. Các công ty có thể bỏ lỡ cơ hội hoặc phạm sai lầm nếu họ không thể truyền đạt tầm nhìn của mình với nhân viên, không thông qua thỏa thuận hoặc kế hoạch chính thức (bao gồm danh sách ứng viên rút gọn và tiến hành đánh giá thường xuyên các vị trí và nhân viên hiện có), cho rằng nhân tài của họ có các kỹ năng và kiến thức để thăng tiến và thành công, không cần sử dụng các kế hoạch kế nhiệm cho tất cả nhân viên và bỏ qua nhu cầu đa dạng hóa nguồn nhân tài của họ.
5. Ví dụ thực tế về lập kế hoạch xác định “Nhân sự kế thừa”
Một doanh nghiệp đứng trước tình trạng lo ngại về khả năng “đóng băng tuyển dụng” do cắt giảm ngân sách. Biện pháp này sẽ tác động đến các kế hoạch đưa nhân viên mới vào làm việc trong tương lai. Quản lý cấp cao yêu cầu Trưởng phòng nhân sự cung cấp các phân tích dữ liệu về lực lượng lao động – dựa trên dữ liệu nhân sự có sẵn trong Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) của cơ quan. Phân tích cho thấy hơn một nửa số nhân viên lãnh đạo và quản lý cấp cao sẽ đủ điều kiện nghỉ hưu trong vòng ba năm tới. Việc nghỉ hưu này sẽ dẫn đến sự chậm trễ đáng kể trong hoạt động triển khai các dự án chuyển đổi mới, đe dọa kết quả kinh doanh tổng thể. Giải pháp thuê ngoài không còn khả thi nữa do tình trạng “đóng băng tuyển dụng”. Các cuộc thảo luận nội bộ tập trung vào việc tìm hiểu xem có bao nhiêu nhà quản lý cấp trung hiện tại sẽ sẵn sàng thay thế những lãnh đạo cấp cao đủ điều kiện nghỉ hưu đó trong tương lai gần. Nhóm quản lý cấp cao chỉ định bộ phận nhân sự phụ trách công tác này – cũng như thành lập một đội chuyên trách gồm nhân viên ở các cấp và bộ phận khác nhau. Nhiệm vụ chính của đội này là làm việc với các đơn vị kinh doanh và quản lý cấp cao để xác định và thực hiện chiến lược quản lý kế nhiệm phù hợp.
Lời kết
Hoạch định nhân sự kế nhiệm là yêu cầu không thể thiếu trong công tác phát triển nguồn nhân lực – góp phần xây dựng đội ngũ lãnh đạo tương lai, giảm thiểu thời gian chuyển đổi và tình trạng “gián đoạn” trong hoạt động, cũng như gia tăng sự gắn kết của nhân viên và giảm bớt chi phí tuyển dụng – thuê ngoài. Chúng tôi hy vọng những chia sẻ trên đây về quy trình lập kế hoạch kế nhiệm sẽ trở thành nguồn tham khảo hữu ích cho quý lãnh đạo trong công tác xác định ứng viên tiềm năng và cải thiện quy trình lãnh đạo.
Trong trường hợp cá nhân bạn đọc/ doanh nghiệp có nhu cầu học hiểu thêm về kỹ năng quản lý nhân tài và kế nhiệm, vui lòng tham khảo chương trình đào tạo nhân sự tại EOD VietNam do các Giảng Viên cao cấp hạng đầu trong lĩnh vực nhân sự trực tiếp giảng dạy.