HR Report- Tất cả những gì bạn cần biết
Không cần phải nói ra nhưng chúng ta đã ngầm công nhận với nhau rằng, bộ phận nhân sự (HR) là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong tổ chức của bạn. Bộ phận nhân sự có thể phát triển hoặc phá vỡ một doanh nghiệp. Họ sẽ làm mọi cách để đảm bảo tuyển được nhân tài phù hợp với công ty và giữ chân nhân tài ở lại với doanh nghiệp. Hơn nữa, các báo cáo nhân sự (HR Report) cung cấp cho các doanh nghiệp phương tiện để hiểu rõ hơn về văn hóa của họ, phát hiện các vấn đề cũ hoặc vấn đề mới nổi sau đó triển khai các giải pháp chủ động để quản lý các nguồn lực một cách trôi chảy hơn, hướng đến việc sử dụng nguồn nhân sự hiệu quả nhất.
Báo cáo Nhân sự (HR Report) là gì?
Về cơ bản, báo cáo nhân sự (HR Report) là một công cụ phân tích để hiển thị các dữ kiện, thông tin chi tiết và các chỉ số liên quan đến nguồn nhân lực với mục tiêu chính là sử dụng bảng điều khiển nhân sự để nâng cao hiệu suất lao động, thủ tục tuyển dụng và các hoạt động nhân sự quan trọng khác.
Bằng cách sử dụng các thước đo định hướng về nhân sự, bạn có thể phát hiện các xu hướng, xác định sự kém hiệu quả, tận dụng điểm mạnh và sửa chữa các điểm yếu trong một số lĩnh vực chính, đảm bảo rằng các nỗ lực, hành động và sáng kiến về nguồn nhân lực của bạn là tốt nhất cho các phòng ban trong doanh nghiệp.
Nhân sự ngày càng phát triển rất nhiều dẫn đến báo cáo nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng, không chỉ để hỗ trợ các chuyên gia lấy những thông tin chi tiết cần thiết mà còn số hóa các dữ liệu và quy trình. Để hiểu rõ mọi thứ, chúng ta sẽ xem xét một số loại báo cáo nhân sự kiểm tra dữ liệu từ nhiều khía cạnh khác nhau.
Tại sao báo cáo nhân sự (HR Report) mang lại lợi ích lớn cho tổ chức?
Báo cáo nhân sự rất quan trọng trong việc đưa ra các lựa chọn kinh doanh. Một lượng lớn giấy thường xuyên bị bỏ quên trong tủ tài liệu do cách ghi chép, thu thập thông tin truyền thống. Việc tìm kiếm các mẫu trong mớ dữ liệu này hầu như là không thể.
Giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là sử dụng phần mềm nhân sự. Bạn có thể nhập và lấy dữ liệu quan trọng trong thời gian ngắn nhất, lọc và sắp xếp nó nhanh nhất để tạo ra dữ liệu có ý nghĩa. Khả năng phân tích dự đoán trong Báo cáo dạng Dashboard cho phép các công ty thấy trước các vấn đề nhân sự trong tương lai để tránh rủi ro và lập kế hoạch thành công. Các tổ chức sẽ được hưởng lợi lớn từ các báo cáo nhân sự theo ba cách quan trọng:
1. Xác định các sai sót của tổ chức
Nếu các mối liên kết yếu kém không được củng cố, các tổ chức sẽ không phát triển. Bộ phận nhân sự đóng vai trò như một điểm chung cho tất cả các bộ phận để báo cáo hoạt động nhân viên giúp nhân viên có cơ hội được đào tạo thích hợp. Ví dụ, bộ phận bán hàng phát hiện ra rằng một nửa đội bán hàng không thể bán được hàng do thiếu khả năng thương lượng và đàm phán xuất sắc. Đây có thể là một dấu hiệu của quy trình tuyển dụng tồi hoặc có thể thấy lực lượng bán hàng cần được đào tạo về các kỹ năng thương lượng đàm phán hiệu quả.
Tỷ lệ thay đổi nhân viên là một lĩnh vực khác mà bộ phận nhân sự phải quan tâm. Các công ty có thể giữ chân nhân viên hàng đầu bằng cách xác định các mối quan tâm với môi trường làm việc và nâng cao trải nghiệm nhân viên.
2. Lập kế hoạch hiệu quả và tập trung vào tương lai
Báo cáo nhân sự (HR Report) là một cách tiếp cận tuyệt vời để phát triển các kế hoạch tuyển dụng đến gắn kết nhân viên tuyệt vời. Hơn thế nữa bằng cách cung cấp một bức tranh toàn cảnh cho phép bạn đưa ra các quyết định sáng suốt mang lại lợi ích lâu dài thực sự cho doanh nghiệp. Các phương pháp báo cáo hiện đại không chỉ cho phép các chuyên gia truy cập dữ liệu nhanh hơn khi các mối quan tâm kinh doanh xuất hiện, mà còn cho phép họ lập kế hoạch chiến lược hiệu quả hơn.
3. Theo dõi hiệu suất của nhân viên
Các nhà quản trị nhân sự chủ động xác định các vấn đề trước khi chúng trở thành thảm họa. Một khía cạnh quan trọng của quy trình này là hỗ trợ nhân viên phát triển toàn diện về các kỹ năng cần thiết. Nếu nhân viên không được phản hồi và hướng dẫn thường xuyên, họ sẽ không thể thăng tiến. Có những trường hợp cần thiết, họ nên được giao những vai trò thích hợp hơn. Các báo cáo hàng tuần được tạo bởi phần mềm báo cáo nhân sự có thể giúp xác định mức độ hiệu quả của nhân viên.
5 Báo cáo Nhân sự chuẩn cho Báo cáo Kinh doanh hiệu quả
Dựa vào báo cáo kinh doanh hiệu quả, chúng ta sẽ thấy các nhóm nhân sự hoạt động hiệu quả như nào. Nhưng với quá nhiều sự thay đổi nhân sự trong các giai đoạn khác nhau, công việc báo cáo nhân sự đó có thể cảm thấy khó khăn. Tin tốt là báo cáo nhân sự không rườm rà hoặc tốn thời gian, đặc biệt là khi bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo mình cần bằng cách sử dụng nền tảng quản lý vốn nhân lực.
Dưới đây là năm báo cáo nhân sự tiêu chuẩn sẽ góp phần đưa ra quyết định hiệu quả hơn và hiểu sâu hơn về lực lượng lao động của bạn:
1. Báo cáo số lượng nhân viên
Trong một nghiên cứu của SHRM / Globoforce, 47% các nhà quản trị nhân sự cho rằng việc tuyển dụng, duy trì và quản lí nhân viên là thách thức lớn nhất của họ. Cả doanh thu và quản lí nhân sự đều có thể được đo lường dễ dàng hơn khi bạn có một báo cáo số lượng nhân viên đáng tin cậy, phản ánh số lượng nhân viên hiện tại sau khi tuyển dụng, nghỉ việc và chuyển giao. Với sự rõ ràng hơn về số lượng nhân viên trong từng bộ phận và chức năng, bạn có thể bắt đầu khám phá các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu — và những gì bạn có thể làm để cải thiện tỷ lệ giữ chân họ.
Báo cáo số lượng nhân viên cho chúng ta cái nhìn tổng quát về các xu hướng trong sự thay đổi của nhân viên. Nó cho phép bạn xem bộ phận nào đã mất nhân tài theo thời gian và bộ phận nào đã làm việc và phát triển hết công suất. Báo cáo số nhân viên tạo thành nền tảng của các báo cáo như điều tra nhân viên, báo cáo chuyên cần, và tóm tắt chi phí đào tạo.
Lợi ích chính của báo cáo này là nó cho phép trưởng phòng nhân sự đánh giá và so sánh dữ liệu giữa các phòng ban, và các bộ phận khác nhau để có được bức tranh chi tiết về hoạt động của công ty.
2. Báo cáo tuyển dụng
Báo cáo Tuyển dụng là một trong những báo cáo quan trọng nhất cho thấy rất có lợi trong việc cải thiện các chiến thuật tuyển dụng và tăng tỷ lệ chuyển đổi ứng viên thành công. Đo lường, phân tích và hiểu các chỉ số liên quan đến tuyển dụng có thể mang lại lợi cho nhóm Thu hút nhân tài của bạn.
Sau đây là một số chỉ số được đề xuất cao để theo dõi trong báo cáo tuyển dụng:
- Số lượng ứng viên được đánh giá trong một dòng thời gian
- Tỷ lệ từ chối phỏng vấn
- Lý do từ chối phỏng vấn
- Tổng số cuộc phỏng vấn
- Đánh giá mỗi cuộc phỏng vấn
- Thời lượng phỏng vấn
- Các loại phỏng vấn
- Xu hướng ứng tuyển
- Xu hướng ứng dụng qua email
- Xu hướng ứng dụng trang web nghề nghiệp
- Các kênh hàng đầu để tìm nguồn ứng viên
- Các nguồn mang đến những ứng viên chất lượng nhất
- Các tin tuyển dụng tích cực theo vị trí, bộ phận và các tiêu chí khác
- Các thí sinh từ nhóm tài năng và các hành vi của họ
- Tất cả các vị trí còn tuyển và đã tuyển xong
- Số lượng ứng viên cho từng vị trí
- Thời gian và chi phí trung bình để thuê cho mỗi vị trí
Một cuộc khảo sát của Capterra đối với các chuyên gia nhân sự cho thấy 75% dựa vào phần mềm để theo dõi hoạt động tuyển và trong số đó, 94% nói rằng phần mềm đã cải thiện quy trình ứng tuyển của họ. Áp dụng phần mềm còn giúp bạn luôn có tổ chức và được trang bị tốt hơn trong môi trường cạnh tranh về thu hút nhân tài. Thay vì quản lý hoạt động tuyển dụng bằng email và excel, bạn có thể tạo báo cáo tuyển dụng theo thời gian thực từ cơ sở dữ liệu tập trung và xem chính xác vị trí của bạn trong việc hoàn thành các mục tiêu tuyển dụng của mình.
3. Báo cáo Quản lý Hiệu suất
Quản lý hiệu suất là một cách quan trọng để gắn kết hành động của nhân viên với các mục tiêu của công ty. Với báo cáo hiệu suất của nhân viên, bạn có thể thấy những người làm việc tốt nhất của mình cũng như những người cần được huấn luyện hoặc đào tạo thêm nữa.
Báo cáo hiệu suất cũng cho thấy mỗi nhân viên đang làm như thế nào để đạt được các mục tiêu của họ. Họ có thể nêu bật các kỹ năng, cũng như phản hồi tốt và tiêu cực mà mỗi nhân viên nhận được trong quá trình phỏng vấn. Khi tất cả dữ liệu quan trọng này luôn sẵn có, nó có thể khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Sau đây là một số thông số điển hình nhất cần được kiểm tra khi đo hiệu suất:
- Đánh giá nhân viên
- Thời gian tăng năng suất làm việc
- Số giờ làm việc và doanh thu
- Mục tiêu và hiệu suất của nhân viên, cũng như những cải tiến của họ
Điều này có thể được thực hiện dựa trên cấp độ, địa điểm, phòng ban, chức vụ, v.v. Ví dụ, người ta có thể theo dõi hiệu suất của tất cả các nhà tiếp thị sản phẩm để xem hoạt động tiếp thị sản phẩm đang hoạt động tốt như thế nào trong công ty.
4. Báo cáo lương bổng đãi ngộ
Báo cáo lương thưởng là một báo cáo nhân sự quan trọng để hiểu mức tăng trưởng thu nhập theo thời gian, cũng như tiền lương của nhân viên, có thể bao gồm những nội dung sau:
- Lương cơ bản
- Tăng ca
- Thưởng
- Nghỉ có lương
- Các khoản khấu trừ trong bảng lương
5. Báo cáo hiệu quả sử dụng lao động
Đây là một loại báo cáo vô cùng quan trọng giúp ban lãnh đạo nhìn ra được hiệu suất của nhân sự tác động đến hiệu quả kinh doanh như thế nào, đồng thời cũng trả lời câu hỏi liệu cơ cấu vị trí chức vụ, cơ cấu lương, cơ cấu trình độ năng lực nhân viên của đơn vị có phù hợp hay chưa.
Đặc điểm của báo cáo này:
- Có nhiều biến thể khác nhau tùy theo mục tiêu, đặc thù từng loại hình sản xuất kinh doanh.
- Thường được phân tích, so sánh chính bộ phận nào đó hoặc doanh nghiệp nào đó với chính họ theo thời gian tháng/ quí/năm.
- Dùng để so sánh hiệu suất giữa bộ phận, đơn vị này với bộ phận đơn vị khác (có cùng chức năng như nhau)
Thông thường báo cáo này được thiết lập dựa trên các chỉ tiêu:
- Số số lượng sản phẩm / định biên nhân sự;
- Số lượng sản phẩm / chi phí tiền lương.
- Tuy nhiên để làm được báo cáo này, bộ phận nhân sự cần được chia sẻ kết quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị, bộ phận và của toàn công ty.
Trên đây là những báo cáo quan trọng mà bất kỳ nhân sự nào cũng cần phải biết. Trong quá trình làm báo cáo, bạn sẽ gặp một số khó khăn khi thu thập dữ liệu, đưa ra phân tích cũng như đề xuất giải pháp. Nếu bạn muốn nhận được những lời khuyên, tài liệu liên quan đến HR Report, hãy tham khảo ngay khóa học HR Report – Thiết lập hệ thông Báo cáo Nhân sự : https://bit.ly/khoahocHRreport-thang4