Cho dù bạn có nhận ra hay không, bộ phận nhân sự (HR) là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong tổ chức của bạn. Nếu được quản lý một cách có chiến lược, bộ phận Nhân sự có thể góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất. Hơn nữa, các mẫu báo cáo nhân sự cung cấp cho các doanh nghiệp phương tiện để hiểu rõ hơn về nhân sự của họ, phát hiện các vấn đề còn tồn đọng hoặc mới nổi và triển khai các giải pháp chủ động để quản lý bộ phận Nhân sự một cách trôi chảy hơn, hướng đến sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Hơn nữa việc báo cáo thương xuyên thông qua các công cụ phân tích nhân sự giúp các công ty duy trì văn hóa doanh nghiệp, thu hút và giữ chân nhân viên, đồng thời cung cấp cho họ kiến thức và kỹ năng nhuần nhuyễn để thể hiện và phát huy nhất tiềm năng của họ.
Bất kể quy mô của một công ty, báo cáo cho Ban Giám đốc cũng như cá thành viên trong Ban quản trị là một phần quan trọng của doanh nghiệp nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong thị trường hiện nay.
BÁO CÁO NHÂN SỰ LÀ GÌ?
- Báo cáo nhân sự là báo cáo sử dụng phương pháp phân tích để hiển thị số liệu thống kê, thông tin chi tiết và chỉ số liên quan đến nguồn nhân lực với mục đích chính là cải thiện hiệu suất lao động, quy trình tuyển dụng và các quy trình nhân sự có liên quan khác nhằm mục tiêu cuối cùng là góp phần nâng cao hiệu suất tổ chức.
- Bên cạnh đó, mẫu báo cáo Nhân sự còn giúp HR tổng kết lại hiệu quả công việc và là tiền đề để lên kế hoạch nhân sự trong những kỳ tiếp theo. Cuối cùng, việc đánh giá này còn có ý nghĩa là giúp HR nhận thức được những thiếu sót, yếu kém để khắc phục.
CÁC LOẠI BÁO CÁO NHÂN SỰ VÀ SỐ LIỆU CẦN THEO DÕI
Nhiều mục tiêu nhân sự (Balanced Scorecard in HR), hoặc các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cần được thiết lập và theo dõi thường xuyên. Dữ liệu kết hợp này giúp Doanh nghiệp phân tích tương quan thống kê về các xu hướng trong quá khứ, cũng như mục tiêu hiện tại nhằm đưa ra các chiến lược về nhân sự. Ví dụ: liên tục theo dõi các số liệu về tỷ lệ giữ chân nhân viên có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải tiến trong tổ chức.
Dưới đây là các loại báo cáo nhân sự chính mà bạn nên theo dõi và các chỉ số chính của chúng.
1. Báo cáo tuyển dụng
Nếu bạn đang tuyển (hoặc có ý định tuyển) nhân viên mới, điều quan trọng là phải theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng. Đánh giá mức độ thành công của quá trình tuyển dụng có thể giúp bạn đẩy nhanh quá trình và tìm ra những ứng viên tốt nhất cho từng vị trí. Khi soạn báo cáo tuyển dụng, hãy xem các số liệu sau:
- Loại chức năng: Số liệu này thường đặc trưng cho các vai trò khác nhau tại một Doanh nghiệp, cả về phòng ban và khu vực địa lý.
- Các vị trí mở và tuyển dụng mới: Các chỉ số này cho biết số lượng và/ hoặc tỷ lệ phần trăm các vị trí đang tuyển mà bạn hiện có cũng như số lượng nhân viên đã tham gia doanh nghiệp trong năm qua.
- Thời gian lấp đầy các vị trí tuyển dụng: Chỉ số này đo thời gian từ khi yêu cầu tuyển dụng được duyệt cho tới khi đàm phán thành công với ứng viên. Thời gian lấp đầy (hay còn gọi là “thời gian tuyển dụng trung bình”) là thước đo mức độ hiệu quả và hiệu quả của quy trình tuyển dụng của công ty bạn.
- Chi phí tuyển dụng: Tổng chi phí cho các nỗ lực tuyển dụng thường bao gồm số tiền cho cho các đơn bị headhunt, quảng cáo việc làm và chi phí nội bộ dùng cho công tác tuyển dụng. Hiểu được chi phí nay cho từng vị trí công việc có thể cho biết quy trình tuyển dụng của bạn hiệu quả ở đâu và cần sửa đổi ở đâu.
2. Báo cáo quản lý hiệu suất
3. Báo cáo hành chính nhân sự
4. Báo cáo chi phí nhân sự
5. Báo cáo đào tạo và phát triển
Đây chỉ là một số thước đo nhân sự phổ biến hơn có thể cung cấp cho bạn hiểu rõ hơn về cách tổ chức của bạn đang hoạt động so với đối thủ cạnh tranh.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA BÁO CÁO NHÂN SỰ LÀ GÌ?
Theo dõi các chỉ số nhân sự cho phép các công ty hiểu rõ hơn về chính Doanh nghiệp và sử dụng dữ liệu để cải thiện hoạt động kinh doanh và lực lượng lao động của họ. Dưới đây là một số lợi ích của báo cáo nhân sự:
- Xây dựng chiến lược: Mỗi năm, các công ty phát triển các chiến lược và định hướng mới và các doanh nghiệp cần đánh giá các chỉ số nhân sự như một phần của việc lập kế hoạch đó.
- Tính minh bạch về dữ liệu: Khi các thành viên trong Tổ chức của bạn có thể xem dữ liệu về tổ chức của bạn, họ được hiểu rõ hơn và cảm thấy gắn bó hơn với công ty, điều này rất quan trọng để xây dựng sự gắn kết trong Doanh nghiệp.
- Trách nhiệm giải trình: Như với tất cả các lĩnh vực của công ty, bộ phận nhân sự cần chia sẻ và giải thích các chi phí và bất kỳ nhu cầu nào về nguồn lực bổ sung.
CÁC PHƯƠNG PHÁP HAY NHẤT ĐỂ VIẾT BÁO CÁO NHÂN SỰ
Bộ phận nhân sự thu thập một lượng lớn thông tin có thể giúp bạn hiểu công ty của bạn đang hoạt động tốt như thế nào về hiệu suất, quản lý và sự hài lòng của nhân viên. Vì lý do này, việc sử dụng dữ liệu nhân sự phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt trong việc bạn có đánh giá chính xác các vấn đề và cơ hội trong bộ phận nhân sự của mình hay không.
Để tránh mất thời gian làm việc với tất cả dữ liệu có sẵn, trước khi bắt đầu tạo báo cáo nhân sự, bạn cần tự hỏi mình câu hỏi đơn giản nhưng mạnh mẽ: Tôi cần gì từ dữ liệu? Câu hỏi này có thể được trả lời bằng cách xem xét câu trả lời cho những câu hỏi khác như thông điệp chính mà tôi muốn đưa ra là gì? Ai sẽ sử dụng báo cáo nhân sự của tôi? Tần suất báo cáo là gì?
1. Thu thập dữ liệu cẩn thận
Bước đầu tiên của bạn phải là chọn dữ liệu nào được đưa vào báo cáo của bạn. Nhưng không phải tất cả dữ liệu đều đưa vào báo cáo.
Dữ liệu không chính xác có thể không công bằng đối với nhân viên của bạn. Nó cũng có thể mô tả sai về nguồn nhân lực của Doanh nghiệp và cung cấp một bức tranh không chính xác về vốn nhân lực. Ví dụ: nếu bạn đang theo dõi sự đa dạng, chỉ theo dõi giới tính có thể cho bạn ấn tượng rằng bạn đã thuê một lực lượng lao động da dạng, ngay cả khi thực tế khác xa với điều đó.
2. Chọn tần suất báo cáo của bạn
Khi bạn có dữ liệu phù hợp, hãy chọn tần suất báo cáo.
Báo cáo hàng tuần sẽ khác nhiều so với báo cáo hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm. Nó cũng sẽ xác định tần suất báo cáo cần được cập nhật.
3. Mô tả thông tin ngắn gọn và rõ ràng
Cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin cũng như phân tích thông tin trong báo cáo của bạn. Làm như vậy rõ ràng, nhưng vẫn ngắn gọn và chủ đề.
Mọi thông tin không cần thiết sẽ gây lãng phí thời gian khi người khác muốn phân tích báo cáo.
4. Kiểm tra kỹ báo cáo
Sai lầm có thể xảy ra với bất kỳ ai.
Luôn kiểm tra lại báo cáo để tránh sai sót dữ liệu. Một sai lần nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt lớn hơn và dẫn tới quyết định sai lầm về nhân sự.
5. Giao tiếp nhanh chóng
Để báo cáo nhân sự của bạn có hiệu quả, điều quan trọng là phải nhanh chóng cung cấp cho những người ra quyết định. Khi đó, họ có thể điều chỉnh các chiến lược của mình để khắc phục mọi vấn đề phát sinh.
LỜI KẾT
Hệ thống báo cáo Nhân sự (HR report) là những bản báo cáo mà bất kỳ người làm tuyển dụng nào cũng phải cập nhật theo định kỳ. Qua đó, không chỉ giúp các nhà Lãnh đạo cấp cao hình dung được cách thức vận hành của công ty mà còn giúp cho chính những người làm HR nắm bắt được tình hình, thực trạng chất lượng và tiến độ công việc, từ đó đề ra các biện pháp cải tổ, bổ sung những nguồn nhân thay thế.
EOD Việt Nam sẽ liên cập nhật những kiến thức về Nhân sự trong những bài viết tiếp theo.
Cảm ơn sự đón đọc và chia sẻ của anh/ chị!