Nhân sự thường được yêu cầu xác định xem tổ chức có đủ số lượng nhân viên đủ năng lực để thực hiện OKRs (Mục tiêu và Kết quả chính) hay không. Lập kế hoạch nhân sự và phân tích số lượng nhân viên giúp các chuyên gia nhân sự đánh giá nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai trong phạm vi ngân sách của tổ chức. Nhưng đây cũng là cơ hội để điều chỉnh các nỗ lực lập kế hoạch tài chính và thu hút nhân tài nhằm phát triển một chiến lược nhân sự tập trung vào tương lai.
Tuy nhiên, một số sai lầm phổ biến có thể xảy ra khi tiến hành phân tích số lượng nhân sự trong Tổ chức. Chúng tôi sẽ nêu ra những sai lầm này và các mẹo hữu ích để tránh chúng.
Phân tích số lượng nhân sự là gì?
Số lượng nhân sự đề cập đến số lượng người làm việc trong hoặc cho một công ty tại bất kỳ thời điểm nào, thường bao gồm lao động toàn thời gian, bán thời gian, tạm thời và lao động tự do/ lao động khoán việc.
Báo cáo số lượng nhân viên thường bao gồm các thông tin như chức danh công việc, tình trạng, thời gian công tác, tuổi tác, vị trí và tuổi nghỉ hưu. Phân tích số lượng nhân viên cho phép Nhân sự giám sát chặt chẽ dữ liệu này và tìm kiếm các mẫu và xu hướng chính trong dữ liệu.
Tại sao phân tích số lượng nhân sự lại quan trọng?
Phân tích số lượng nhân sự giúp các nhà lãnh đạo nhân sự và doanh nghiệp:
- Luôn cập nhật và nâng cao chất lượng lao động và lập kế hoạch kế thừa
- Tuân thủ luật pháp địa phương và quốc gia
- Nâng cao hiệu quả và năng suất trong toàn doanh nghiệp
- Tránh việc thừa nhân viên
- Đảm bảo có đủ nguồn lực và hệ thống công nghệ thích hợp cho số lượng nhân viên
- Đưa ra các quyết định tuyển dụng lao động, thuê ngoài và ngân sách dựa trên dữ liệu động phù hợp.
Việc đo lường chính xác số lượng nhân viên trở nên quan trọng hơn khi tổ chức phát triển. Các nhà lãnh đạo nhân sự sau đó có thể nắm bắt chính xác số lượng nhân viên và duy trì một lực lượng lao động phù hợp.
Cách duy nhất có thể đo lường để đáp ứng các mục tiêu về lực lượng lao động là sử dụng báo cáo và phân tích số lượng nhân viên. Phân tích này sẽ giúp bạn tối ưu số lượng nhân viên, đảm bảo lực lượng lao động của bạn đáp ứng đủ các kỹ năng phù hợp và đạt được hiệu quả tối đa trong chiến lược nhân sự
1. Không tính đến sự phát triển trong tương lai của công ty
Khi tổ chức của bạn phát triển, các chính sách và thủ tục nhân sự sẽ bị ảnh hưởng và có thể cần được cập nhật. Nhưng một sai lầm phổ biến của các công ty là cố gắng mở rộng với các chính sách được sử dụng trong giai đoạn khởi nghiệp hoặc với dưới 50 nhân viên. Những chính sách này sẽ không hiệu quả khi lực lượng lao động đã tăng lên hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân viên. Chiến lược này sẽ kết thúc trong thảm họa.
“Bạn là một công ty 10 người. Bạn đang cố gắng phát triển nhanh nhất có thể. . . Sau đó, bạn lớn hơn một chút, và tổ chức cần nhiều cấu trúc hơn, nhưng sức ì của bạn có thể kéo bạn tiếp tục hoạt động theo cách cũ. [Lúc này, bạn cần nói]: Được rồi, chúng ta cần chậm lại một chút và thay đổi phương pháp vì mọi thứ đã thay đổi.” – Dave Koslow, COO tại DocSend.
Hãy thử:
Cơ cấu tổ chức rõ ràng giúp bộ phận Nhân sự phát triển các kế hoạch nhân sự mạnh mẽ hơn, phát hiện sớm các khoảng cách về kỹ năng và xác định phạm vi kiểm soát lý tưởng khi công ty phát triển. Cấu trúc phổ biến gồm có cấu trúc chức năng, cấu trúc phẳng, ma trận và nhóm.
Phát triển sơ đồ tổ chức với ban điều hành. Điều này sẽ thể hiện trực quan cơ cấu tổ chức để mọi người có thể thấy các mối quan hệ, quy trình, trách nhiệm và hiểu chúng. Điều này cũng cung cấp cho toàn bộ nhóm nhân sự sự rõ ràng về các nhu cầu tuyển dụng cấp bách nhất, tình trạng thiếu nhân tài và các tác động ngân sách tiềm năng.
2. Không tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng
Phân tích khoảng cách kỹ năng là một quá trình thường bị bỏ qua khi tiến hành lập kế hoạch nhân sự. Nếu bạn không biết năng lực hiện tại của bản thân thì rất khó để lập kế hoạch cho tương lai. Công cụ này cho thấy sự khác biệt giữa trạng thái hiện tại của các kỹ năng trong tổ chức và Phân tích khoảng cách kỹ năng giúp bộ phận nhân sự xác định các kỹ năng và kiến thức còn thiếu hoặc yếu ở nhân viên trong toàn tổ chức. Sau đó, bạn có thể lập một kế hoạch để nâng cao kỹ năng, đào tạo lại, đầu tư vào L&D và tiến hành lập kế hoạch kế thừa để tổ chức được chuẩn bị đầy đủ cho tương lai.
Nếu không tiến hành phân tích, bạn sẽ không hiểu rõ ràng về khoảng cách kỹ năng trong doanh nghiệp của mình. Bạn cũng sẽ không thể tạo các chiến lược tuyển dụng có mục tiêu để giải quyết những vấn đề này.
Hãy thử:
Chúng tôi đã tạo một hướng dẫn chuyên sâu về cách tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng để giúp bạn vượt qua quá trình này. Nên tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng bằng cả phương pháp định tính và đmịnh lượng
Cách tiếp cận định tính dựa trên quá trình phát triển của tổ chức. Bạn bắt đầu bằng cách xác định các kỹ năng cần thiết trong tổ chức của mình và quyết định mức độ quan trọng của chúng. Bước tiếp theo là thu thập các tập dữ liệu khác nhau về năng lực của nhân viên và nhu cầu trong tương lai của tổ chức. Bước cuối cùng là tạo ra chiến lược phù hợp để giải quyết những thiếu sót về kỹ năng mà bạn đã tìm thấy, bao gồm đào tạo nhân viên hiện tại, tuyển dụng nhân viên mới với các kỹ năng quan trọng hoặc thực hiện thiết kế lại công việc.
Phương pháp định lượng, do Antonucci và Ovidio đề xuất, đo lường khoảng cách trong từng năng lực cho tất cả các đối tượng. Sau khi xác định quy mô của khoảng cách kỹ năng, tổ chức có thể phát triển và triển khai các hoạt động tự đào tạo hoặc tìm kiếm một chương trình đào tạo phù hợp.
3. Thuê lao động ngắn hạn
Các chuyên gia nhân sự thường phải đối mặt với áp lực rất lớn từ các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp trong việc giải quyết các mối lo tuyển dụng ngắn hạn, tức thời. Tuy nhiên, đây là một nhu cầu liên tục trong tất cả các tổ chức và việc tuyển dụng lại ngay lập tức khi một vị trí bị bỏ trống không phải lúc nào cũng mang lại lợi ích cho công ty.
Khi thực hiện phân tích số lượng nhân viên, cần xem xét các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Ai là người phù hợp nhất với công ty? Ai sở hữu những kỹ năng, năng lực và hành vi cần thiết có khả năng khiến họ trở thành ứng cử viên hàng đầu cho tổ chức? Những kỹ năng nào chúng ta cần khi công nghệ phát triển và khi doanh nghiệp phát triển?
Đôi khi, tái cấu trúc một đội nhóm hoặc phân phối lại công việc trong ngắn hạn có thể là một quyết định dài hạn tốt hơn.
Hãy thử:
Nhận thông tin chi tiết tập trung hơn về nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai của bạn bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu như:
- Tỷ lệ thay đổi nhân lực tự nhiên
- Sắp nghỉ hưu
- Các cấp độ kỹ năng cần thiết để phát triển trong tương lai
- Sự tham gia của nhân viên
- Nhiệm kỳ
4. Chỉ theo dõi số lượng nhân sự và không bao gồm các chỉ số bổ sung
Một sai lầm phổ biến khác khi thực hiện phân tích số lượng nhân viên là chỉ xem xét “số lượng nhân viên”. Điều này khiến bạn hiểu biết hạn chế về lực lượng lao động hiện tại của mình.
Đo lường các chỉ số bổ sung như tỷ lệ tiêu hao, tỷ lệ nghỉ việc, nhiệm vụ và rủi ro nhân sự giúp bạn tiến hành phân tích chính xác hơn về lực lượng lao động của mình. Với dữ liệu này, bạn có thể lập một kế hoạch chi tiết hơn về các bước tiếp theo để đưa công ty đi đúng hướng một cách chiến lược.
Hãy thử:
Xem hướng dẫn chi tiết này để xác định các chỉ số chính khác nhằm giúp bạn lập kế hoạch lực lượng lao động.
Một số chỉ số có thể xem xét bao gồm:
- Tỷ lệ nghỉ việc trung bình: Tỷ lệ người lao động rời bỏ tổ chức (tự nguyện hoặc không tự nguyện). Con số này ảnh hưởng trực tiếp đến các thách thức tuyển dụng của Nhân sự.
- Nhiệm kỳ: Số năm phục vụ trong một nhóm mục tiêu. Con số này cho biết thâm niên và kiến thức cụ thể về tổ chức của một nhóm nhân viên hoặc bộ phận cụ thể.
- Tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện so với không tự nguyện: Tỷ lệ người lao động rời bỏ tổ chức một cách tự nguyện và không tự nguyện. Một nhóm người lao động có tỷ lệ doanh nghiệp tự nguyện cao có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tính liên tục của doanh nghiệp và thương hiệu của người sử dụng lao động.
- Thang lương: Số lượng công nhân theo các thang lương cụ thể trong một nhóm. Điều này cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết về cấp bậc nhân sự trong một nhóm.
- Rủi ro về nhân sự: Một đánh giá được đưa ra (bởi các nhà quản lý hoặc một mô hình phân tích dự đoán) để dự đoán xu hướng về nghỉ việc trong một nhóm lao động. Điều này có thể giúp nhân sự ngăn ngừa hoặc lập kế hoạch tốt hơn về tỷ lệ nghỉ việc trong tương lai.
- Tầm quản lý: Tính toán tầm quản lý cung cấp cho bạn số lượng nhân viên báo cáo trực tiếp cho người quản lý và đánh giá hiệu quả tổng thể của từng người quản lý. Điều này có thể giúp bộ phận nhân sự xác định xem họ cần thuê thêm quản lý hoặc nhân viên cho các đội nhóm hay không.
Phân tích số lượng Nhân sự cung cấp cho các chuyên gia nhân sự khả năng đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu giúp mang lại lợi ích cho tổ chức. Nâng cao trình độ bản thân để bạn có thể đưa ra các quyết định dựa trên thực tế hơn khi phân tích lực lượng lao động của tổ chức.
5. Thiếu dự báo chi phí cho tương lai
Đại dịch là một lời cảnh tỉnh cho các doanh nghiệp khi thị trường đột ngột tăng trưởng vô cùng biến động và khó lường. Các số liệu tài chính có thể dự đoán trước đây liên tục thay đổi và các công ty phải duy trì sự linh hoạt trong chiến lược của mình để tránh bị ảnh hưởng bởi các chi phí không mong muốn (chẳng hạn như tăng chi phí chăm sóc sức khỏe, chi phí nhân viên làm việc từ xa và thuế suất).
Chi phí cao nhất (và tài sản) của hầu hết các công ty là con người, vì vậy, dự báo chính xác chi phí trong tương lai và tích hợp điều này vào kế hoạch lực lượng lao động của bạn là điều cần thiết. Việc thuê quá nhiều nhân viên và sau đó để họ ra đi do chi phí không lường trước được sẽ tạo ra danh tiếng “thuê rồi sa thải” không lành mạnh trong doanh nghiệp của bạn, điều này có thể làm ảnh hưởng tinh thần nhân viên và văn hóa công ty của bạn.
Xem xét dữ liệu về xu hướng thị trường lao động để giúp bạn cải thiện ngân sách của mình cho các vị trí mà bạn cần đảm nhiệm và thuê đúng người có kỹ năng phù hợp vào đúng thời điểm.
Hãy thử:
Trước khi thuê, bạn phải biết ngân sách của bạn sẽ được chi tiêu ở đâu là tốt nhất. Việc thuê một nhân viên cho một vị trí cụ thể sẽ khiến doanh nghiệp tốn kém bao nhiêu? Việc tuyển dụng nào có khả năng mang lại nhiều doanh thu nhất cho công ty?
Để đưa ra những quyết định này, bạn cần tận dụng công nghệ sẵn có và sử dụng dữ liệu thống kê thời gian thực để nhìn vào tương lai và tiến hành lập kế hoạch lực lượng lao động của mình. Một dự báo tài chính chi tiết được cập nhật liên tục cho phép các nhà lãnh đạo kinh doanh và tài chính có cách tiếp cận nhanh hơn và điều chỉnh chiến lược của họ cho phù hợp. Nhân sự có thể hình dung rõ hơn các chi phí của một nhân viên mới, bao gồm chi phí bồi thường, phần cứng và bảo hiểm.
Phần mềm dự báo tài chính sẽ giúp các nhóm nhân sự và tài chính làm việc cùng nhau để phát triển chiến lược tuyển dụng và phát triển lực lượng lao động phù hợp dựa trên dữ liệu thời gian thực.
6. Không có sự tham gia của các bên liên quan
Một trong những sai lầm phổ biến mà các nhóm nhân sự mắc phải là tiến hành phân tích nhân sự và lập kế hoạch nhân sự một cách riêng lẻ thay vì phối hợp với đội ngũ lãnh đạo. Sự hỗ trợ đầy đủ của các bên liên quan và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ngay từ đầu là điều cần thiết để mang lại cho bạn mọi cơ hội thành công khi hành động dựa trên kết quả.
Ngoài ra, hoạch định nguồn nhân lực là không thể thiếu khi phát triển một chiến lược nhân sự hiệu quả, nhưng nó phải gắn với chiến lược và mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Đây là lý do tại sao kế hoạch về số lượng nhân viên của bạn phải được lập với đội ngũ lãnh đạo và được họ ủng hộ.
Các thay đổi về quy trình, chính sách và nền tảng đều phải trả giá, vì vậy, bạn sẽ cần đến ngân sách. Nếu không có sự hỗ trợ rõ ràng từ các nhà lãnh đạo, các bên liên quan và quản lý trực tiếp, sẽ không dễ dàng để thực hiện kế hoạch của bạn một cách hiệu quả.
Hãy thử:
Kết hợp dữ liệu và phân tích bạn đang thu thập với thông tin chi tiết từ các bên liên quan và những người ra quyết định trong toàn doanh nghiệp. Yêu cầu sự tham gia của những nhân vật có thẩm quyền quan trọng này ngay từ đầu để nhận được sự ủng hộ và hỗ trợ đầy đủ.
Thông báo những lợi ích thương mại của kế hoạch số lượng nhân sự của bạn và những rủi ro nếu nó không được thực hiện. Giải thích các chỉ số bạn sẽ sử dụng để trình bày chiến lược của mình. Xem xét và điều chỉnh kế hoạch thường xuyên theo dữ liệu thời gian thực, cả từ các nguồn bên trong và bên ngoài.
7. Không theo dõi tiến trình
Phân tích số lượng nhân viên không nên được tiến hành mỗi năm một lần và sau đó bị lãng quên. Đây phải là một tài liệu có thể truy cập nhanh và năng động, luôn được cập nhật và có thể được tham khảo để cung cấp thông tin về các quyết định chính sách và tuyển dụng quan trọng. Đảm bảo kết hợp các mô hình tài chính, OKR và dữ liệu chỉ số.
Chuyển phân tích nhân sự của bạn từ chiến thuật sang chiến lược bằng cách theo dõi nhất quán và thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu thời gian thực và OKR của tổ chức.
Hãy thử:
Lên lịch mỗi tuần để xem xét phân tích số lượng nhân viên để có thể xác định xem nó có giúp bạn đáp ứng OKR và nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp hay không hay liệu doanh nghiệp có cần điều chỉnh hay không.
Nếu bạn cần thực hiện một thay đổi dựa trên phân tích, hãy đảm bảo rằng những thay đổi này được thông báo cho tất cả mọi người có liên quan để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Điều quan trọng là phải liên tục nỗ lực hợp tác với các bên liên quan và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là khi xảy ra các thay đổi và các kế hoạch cần điều chỉnh.
Kết luận
Phân tích nhân sự sẽ cho phép bạn và tổ chức của bạn thích ứng với những thay đổi của thị trường và kinh doanh. Đảm bảo rằng bạn đang đo lường những gì quan trọng đối với tổ chức của mình phù hợp với các OKRs của doanh nghiệp và các bên liên quan để đạt được lợi ích tối đa từ kế hoạch số lượng nhân sự của bạn.
(Nguồn: AIHR)